12 februari 2023

Couverteermachine: zijn er geen betere alternatieven?

Couverteermachine: zijn er geen betere alternatieven?

Heel wat bedrijven versturen belangrijke documenten nog altijd op de klassieke manier naar hun werknemers, klanten en anderen. Dagelijks, in hun eigen postkamer, uitgerust met toestellen zoals een couverteermachine. Over die omslagvulmachine moeten we het dringend eens hebben: bestaan er geen alternatieven voor zo’n vouwmachine?

Postverwerking is namelijk een tijdrovend proces. Zeker als je het helemaal manueel moet doen. Dus investeerde ook jouw bedrijf mogelijk al in allerhande professionele apparatuur om je medewerkers in de postkamer te ondersteunen. Zoals een couverteermachine of omslagvouwmachine. Alleen, zo’n vouwmachine heeft ook heel wat nadelen. Zoals alleen al het prijskaartje. Maar geen nood: er bestaan alternatieven.

Zoals je postkamer digitaliseren

In plaats van stevig in een couverteermachine te moeten investeren, kan je de verwerking van je uitgaande bedrijfspost digitaliseren. Steeds meer bedrijven kiezen daarvoor, ook uit ecologische overwegingen: ze willen geen papier en inkt meer verbruiken.

Dat klinkt allemaal erg mooi, maar een digitale postkamer kán helaas ook enkele nadelen hebben als je niet op de juiste partner rekent. Zo zijn vertrouwelijke documenten die je elektronisch opslaat, mogelijk kwetsbaarder voor bedreigingen van buitenaf. Met de nadruk op ‘mogelijk’, straks meer daarover.

Zonder de juiste beveiliging kunnen vertrouwelijke gegevens in de verkeerde handen terechtkomen, al dan niet na een hack. Een digitale postkamer zonder omslagvouwmachine is dus zeker ecologisch verantwoord, maar hoe houd je je postverwerking ook compleet veilig?

Besteed je postverzending (digitaal) uit

Beter besteed je je postverwerking uit aan een ervaren postpartner. Zo ben je volledig ontzorgd van je dagelijkse bedrijfspost, terwijl je ook heel wat tijd en geld bespaart. Je partner verwerkt je post helemaal in jouw plaats, van het sorteren tot het frankeren en naar bpost brengen. Je vouwmachine mag je uitschakelen.

En ja, ook dit proces kan volledig digitaal verlopen. Op een beveiligd digitaal platform selecteer je de te verzenden documenten, kies je de juiste lay-out en stuur je alles door naar je postpartner. Die zal vervolgens je uitgaande post op de gewenste manier afdrukken (papier, lay-out, briefhoofd en logo, enveloppen …), onder omslag steken, frankeren en aan bpost afgeven voor verdere distributie.

Dat alles bovendien volkomen veilig, als je op EasyPost rekent. We verwerken je bedrijfspost in-line: geen enkele medewerker heeft toegang tot de inhoud ervan. Of je e-mailt je documenten beveiligd naar je ontvangers, via onze oplossing EasyPost Connect. Daarbij is je bijlage voorzien van een digitale handtekening, waarmee zender én ontvanger 100% zeker zijn dat de bijlage niet gemanipuleerd werd.

Vaarwel aan je couverteermachine!

Op die manier hoef je geen omslagvouwmachine meer te kopen en te laten onderhouden. Of geld te besteden aan personeel, printmateriaal en omslagen. Je dagelijkse post wordt van a tot z digitaal verzorgd door je partner, terwijl je medewerkers zich op de kerntaken van je bedrijf kunnen toeleggen.

De enige uitgave die nog overblijft, is een kost op het eind van elke maand. Maandelijks ontvang je een gedetailleerde factuur over de verwerking van je uitgaande post. Al dan niet opgesplitst per afdeling, als je op EasyPost rekent. Handig voor je boekhouding!

Dus ja, er bestaan alternatieven

Uitstekende alternatieven, zelfs. Ben je het grote kostenplaatje van je postkamer beu? Wil je jouw post kostenefficiënt verzenden? Eventueel vanuit een digitale postkamer, maar dan uiterst veilig? En dan vervolgens vaarwel zeggen aan je couverteermachine, omslagvouwmachine, vouwmachine ..., hoe je het toestel ook noemt?

Laat je compleet ontzorgen door een ervaren postpartner. Je geniet van heel wat interessante voordelen én je kan je volledig focussen op je corebusiness zonder je zorgen te moeten maken over je bedrijfspost.

Hoe je jouw post aan ons uitbesteedt?

Al dan niet via EasyPost Connect, onze totaaloplossing waarmee je je bedrijfspost in slechts enkele kliks afwerkt? Vraag het vandaag nog aan onze consultants. We bekijken graag samen wat EasyPost voor jou kan betekenen.

Gerelateerde artikels

Bekijk alle inzichten