Ondanks de huidige digitalisering en de verschuiving naar papierloze kantoren, versturen de meeste bedrijven nog steeds heel wat klassieke post. Denkt u maar aan het uitsturen van facturen, direct mailings, nieuwsbrieven, officiële documenten en aanmaningsbrieven. Daarnaast worden er ook steeds meer pakketten verstuurd. Het verwerken van al deze uitgaande en inkomende post vraagt heel wat tijd, geld en mankracht.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN HET UITBESTEDEN VAN UW POSTBEDELING?

Als uw bedrijf elke dag een gigantische berg aan post te verwerken heeft, kan het uitbesteden van uw postverwerking misschien wel een goede oplossing zijn. Een ervaren postverwerkingsbedrijf zorgt voor een volledige ontzorging van uw bedrijfspost, van ophaling tot het verzenden van de poststukken. U kan zich dus met een gerust hart focussen op de kernaspecten binnen uw onderneming.

Natuurlijk zijn er nog andere redenen waarom het interessant kan zijn om uw externe postbedeling uit handen te geven aan een externe postservice. In dit artikel lichten we enkele situaties toe waarin een volledige ontzorging van uw postverwerking uw bedrijf kan verbeteren.

Anticiperen op schommelingen in de hoeveelheid post
De te versturen hoeveelheid post is voor de meeste bedrijven geen constante. Het ene moment krijgt u een gigantische hoeveelheid post te verwerken, het andere moment is er bijna niets. Deze wisselingen in volume van post hebben vaak te maken met specifieke tijdstippen tijdens de week of met bepaalde momenten per maand, bijvoorbeeld bij het verzenden van facturen en loonbrieven op het einde van de maand. Voor direct mailings, folders en brochures kunnen de schommelingen dan weer te maken hebben met de seizoenen of cyclische trends van de markt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan winter- en zomercollecties of het begin van het schooljaar.

Voor veel bedrijven is het omgaan met deze voortdurende wisselingen in postvolumes een hele uitdaging. Er moet immers steeds voldoende personeel aanwezig zijn én u moet over de nodige apparatuur beschikken om de post tijdig te kunnen verwerken. Het uitbesteden van uw postverwerking kan hier een geschikte oplossingen voor zijn. Een professioneel postverwerkingsbedrijf heeft de nodige middelen in huis om de pieken in uw postverwerking op te vangen, aangezien uw te verzenden post mee opgenomen wordt in het grotere geheel.

Postverwerking optimaliseren en afstemmen op uw behoeften
In veel bedrijven verloopt de verzending van facturen, folders, brieven en pakketten niet erg vlot. Het verwerkingsproces, dit wil zeggen het sorteren, onder omslag steken, frankeren en uiteindelijk verzenden, duurt vaak te lang en de kans op fouten is bijzonder groot. In de meeste gevallen hebben de werknemers naast de verantwoordelijkheid voor de postverwerking ook andere taken en zijn ze weinig gemotiveerd om het proces van postverwerking te optimaliseren.

Het ontzorgen van uw postverwerking door een expert ter zake garandeert u een snellere en efficiëntere postverwerking. Zo’n extern postverwerkingsbedrijf beschikt tenslotte niet alleen over de nodige knowhow en middelen, maar neemt ook uw huidige postverwerking onder de loep om te kijken waar de knelpunten zitten. Na een grondige evaluatie zoekt het postverwerkingsbedrijf een oplossing die het best aansluit bij de behoeften van uw organisatie.

Ook met het oog op de digitale toekomst kan u rekenen op de expertise van uw externe postservice. Ze houden steeds de vinger aan de pols en zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op vlak van postverwerking. Denkt u bijvoorbeeld aan de komst van de digitale aangetekende zending of systemen die de post niet alleen klaarmaken voor verzending, maar bijvoorbeeld instaan voor het volledige traject van digitale aanlevering tot fysieke bezorging bij uw klant of partner.

Uitgaven efficiënter beheren met oog op bedrijfsgroei
Kostenbesparing zonder in te boeten op efficiëntie en bedrijfsgroei. Dat is een vraagstuk waar heel wat bedrijven zich tegenwoordig het hoofd over breken. Daardoor is er een alsmaar groeiend besef dat alle taken in-house uitvoeren niet de beste manier van werken is. Het kost handenvol geld dat beter elders in het bedrijf geïnvesteerd zou worden. U moet tenslotte het nodige personeel aanwerven en opleiden, net als de juiste apparatuur en middelen (frankeermachines, vouwmachines, enveloppen, …) aankopen.

Uitbesteding van de ondersteunende taken van uw bedrijf, zoals bijvoorbeeld de ontzorging van uw postverwerking, kan dan een geschikte oplossing zijn. U hoeft zelf geen machines en materiaal te voorzien en u kan mensen aanwerven voor taken die rechtstreeks te maken hebben met de essentie van uw organisatie. Een extern postverwerkingsbedrijf is op de koop toe in staat om u scherpere tarieven aan te bieden voor een snellere en meer efficiënte postverwerking, gezien de gecombineerde klanten van uw partner zorgen voor een groter volume. Hierdoor dalen de algemene verwerkingskosten en de verzendingskosten van alle klanten van de partner. U bespaart dus niet alleen op resources, maar ook nog eens op uw factuur.

Productiviteit verbeteren
We haalden het al even aan, bedrijven staan steeds meer stil bij hun werking en de mogelijkheid om de productiviteit (en het rendement) te verhogen. Time is money, en die tijd kan dus maar beter zo efficiënt mogelijk ingezet worden. Het is mede om die reden dat outsourcing van ondersteunende activiteiten zoals postverwerking aan populariteit wint. Niet alleen door het positieve kostenplaatje zoals hierboven beschreven, maar ook om zo een betere focus op de core business te kunnen behouden. Hoe minder werknemers zich moeten bezighouden met postverwerking en postbedeling, hoe meer aandacht er kan besteed worden aan zaken die rechtstreeks bijdragen tot bedrijfsgroei en een hoger rendement. Dat terwijl uw bedrijfspost op vakkundige manier verwerkt en verzonden wordt.

Ondernemen is investeren, maar enkel door op de juiste manier te investeren, kan uw bedrijf uitgroeien tot een waar succesverhaal. Outsourcing van uw postverwerking kan een eerste stap in de goede richting zijn.

Benieuwd naar hoe EasyPost u kan helpen om uw postverwerking te optimaliseren? Neem snel contact met ons op

In tegenstelling tot wat we zouden verwachten van de huidige digitalisering, versturen bedrijven nog steeds heel wat klassieke post. We denken hierbij bijvoorbeeld aan facturen, aanmaningsbrieven, direct mails, aangetekende zendingen en postpakketten. Helaas is het verwerken van deze berg post een tijdrovende en kostelijke opdracht die uw werknemers vaak van hun kerntaken houdt. Het uitbesteden van uw bedrijfspost aan een ervaren partner kan dan een geschikte oplossing zijn en wel om volgende redenen!

VOLLEDIGE ONTZORGING VAN UW BEDRIJFSPOST

Kiest u voor een ervaren postpartner, dan hoeft u enkel uw bedrijfspost af te drukken en klaar te zetten voor ophaling. Uw partner doet de rest, gaande van het verwerken en frankeren tot het bezorgen aan Bpost voor distributie. Sommige postverwerkers, waaronder EasyPost, gaan zelfs nog een stapje verder en bieden ook een extra dienst aan zodat u uw bedrijfspost niet meer zelf hoeft af te drukken. In dat geval hoeft u uw post digitaal, in bulk of per document, naar uw postpartner te verzenden waarna deze alle post correct afdrukt, verwerkt en tot bij Bpost brengt. Op die manier geniet u van een volledige ontzorging van uw postverwerking zonder in te boeten aan kwaliteit en snelheid. U vindt hier alvast meer info over EasyPost.Connect, zoals we die dienst bij EasyPost noemen.

Houdt u toch graag nog een oogje in het zeil? Geen probleem! U krijgt steeds een gedetailleerde factuur van de professionele postverwerking. Bij EasyPost geven we u eveneens toegang tot een klantenportaal waar u uw postpakketten steeds kan volgen en de afgiftebewijzen van uw aangetekende zendingen kan bekijken.

POSTVERWERKING OP MAAT

Het ene bedrijf is het andere niet, ook niet op het vlak van postverwerking. Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld een postvolume dat fluctueert naargelang specifieke periodes van het jaar of momenten van de dag, andere bedrijven sturen vooral facturen en aanmaningsbrieven of postpakketten die tijdig de deur uit moeten. Advocatenkantoren en incassobedrijven hebben dan weer een groot aantal aangetekende zendingen te versturen. Een professionele postpartner gaat samen met u op zoek naar de meest geschikte oplossing voor het verwerken van uw bedrijfspost. Daarbij kan u steeds rekenen op de expertise en flexibiliteit van uw partner.

Een ervaren postbedrijf zal ook steeds de vinger aan de pols houden op vlak van innovatie en duurzaamheid. Twee aspecten die alsmaar prominenter aanwezig zijn in het bedrijfsleven. EasyPost biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om aangetekende zendingen digitaal te versturen. Dit gebeurt op een beveiligd platform met een correcte authentificatie van de verzender en via een transparant proces. Een ervaren postbedrijf biedt u dus de kans om op een veilige, vernieuwende en duurzame manier uw bedrijfspost te versturen.

VOORDELIG EN EFFICIËNT

Een derde belangrijke reden om met een ervaren postverwerker in zee te gaan, is het positieve kostenplaatje dat gepaard gaat met een efficiënte postverwerking. Afhankelijk van de gekozen oplossing, staat uw bedrijf immers ook niet meer in voor de kosten van postverwerkingsmateriaal zoals enveloppen, vouwmachines, frankeermachines, enzovoort. U hoeft ook geen personeel meer te voorzien voor het verwerken van de bedrijfspost, waardoor uw werknemers efficiënter ingezet kunnen worden.

Een ervaren postpartner verwerkt niet alleen uw bedrijfspost, maar doet dit voor verschillende bedrijven en organisaties. Dit heeft als grote voordeel dat het aan een voordeliger zegeltarief mag frankeren gezien het grote volume aan verwerkte post. Bovendien kiezen sommige postbedrijven, zoals EasyPost, ervoor om geen verwerkingskosten aan te rekenen. Zo kan u ten volle genieten van professionele, effectieve en voordelige postverwerking.

Meer weten over hoe EasyPost uw postverwerking kan vergemakkelijken en optimaliseren? Bekijk snel onze verschillende oplossingen!

Verwerkt uw bedrijf dagelijks nog steeds heel wat klassieke post en bent u op zoek naar een manier om uw postverwerking te vereenvoudigen? Dat kan! Door uw postbedeling uit te besteden aan een ervaren postbedrijf zoals Easypost geniet u van verschillende voordelen én uw post wordt verwerkt zoals het hoort. We geven u graag wat meer uitleg over deze verschillende voordelen en de meerwaarde van onze dienstverlening.

VEREENVOUDIGING EN ONTZORGING VAN UW POSTBEDELING

Heel wat bedrijven krijgen nog steeds dagelijks te maken met een grote berg aan klassieke post die verwerkt moet worden. We denken dan bijvoorbeeld aan facturen, aanmaningsbrieven, direct mailings, aangetekende zendingen, postpakketten enzovoort. Het verwerken van deze post met een frankeermachine vraagt heel wat tijd. Bovendien moet het nodige personeel voorzien om de post te verwerken met de frankeermachine. De tijd dat uw medewerkers bezig zijn met het verwerken van de dagelijkse post, is kostbare tijd dat niet gespendeerd wordt aan de kernactiviteiten van uw onderneming.

Easypost kan u helpen dat langdurige en vaak inefficiënte postverwerkingsproces te vereenvoudigen. Wanneer u gebruik maakt van onze postverwerkingsdienst, hoeft u immers enkel uw uitgaande bedrijfspost ongefrankeerd klaar te zetten. Easypost haalt deze post dagelijks op het afgesproken uur op voor verwerking en levering aan de Bpost en dit aan een voordelig tarief. U kan ook opteren voor een volledige ontzorging van uw postbedeling met Easyprint. Met deze dienst hoeft u enkel uw documenten digitaal naar Easypost te versturen via een beveiligd platform. Wij drukken deze documenten voor u af en verwerken ze verder om ze vervolgens tot bij Bpost te brengen. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken over uw dagelijkse post en uw medewerkers kunnen zich bezighouden met uw core business.

BESPAAR OP UW BEDRIJFSUITGAVEN

Uw postbedeling uitbesteden aan een ervaren postbedrijf heeft ook nog enkele andere belangrijke voordelen zoals het besparen op uw bedrijfsuitgaven. Om uw postverwerking zelf uit te voeren heeft u immers de nodige apparatuur en middelen nodig zoals een frankeermachine, enveloppen, inkt en het nodige personeel. Een frankeermachine kost al snel een stevige duit aan leasing en onderhoud. Daarnaast frankeert zo’n machine uw post aan standaard posttarieven want het houdt geen rekening met het te verzenden postvolume.

Wanneer u kiest voor het uitbesteden van uw postbedeling door Easypost, hoeft u zelf niet langer meer in te staan voor deze kosten. Easypost haalt uw ongefrankeerde post op en verwerkt deze zonder verwerkingskosten, wat bijvoorbeeld wel het geval is bij de Collect & Stamp module van Bpost. Bovendien kunnen we uw bedrijfspost aan een goedkoper tarief frankeren doordat we een groot volume aan post van verschillende bedrijven verzamelen en verwerken.

INNOVATIEVE OPLOSSINGEN EN EXPERTISE

Nog een belangrijke reden om het beheer van uw postbedeling uit te besteden is de expertise en ervaring van uw postverwerker. Onze Easypost medewerkers denken steeds met u mee om tot de meest efficiënte postbedeling te komen. Ze staan 7/7 voor u klaar met de nodige expertise en klantvriendelijkheid.

Daarnaast neemt Easypost ook actief deel aan innovatie en duurzaamheid. Innoveren betekent tenslotte evolueren en duurzaamheid is een investering in de toekomst. Onze medewerkers houden daarom steeds de vinger aan de pols en zijn op de hoogte van de laatste technologische innovaties binnen de postverwerking en postbedeling. Zo kan u bij ons ook terecht voor digitale aangetekende zendingen. U verstuurt de zending via het beveiligde Easypost online platform en bent steeds op de hoogte van de status van de zending.

BEHOUD VAN CONTROLE EN OVERZICHT

Het beheer van de postbedeling uit handen geven kan voor sommige bedrijven wat gevoelig zijn. Behoud van controle en overzicht blijft belangrijk en dat begrijpen we bij Easypost maar al te goed. Daarom geven we u toegang tot ons digitaal klantenportaal waar u uw verzonden pakketten kan traceren en de afgiftes van uw aangetekende zendingen kan nakijken. Daarnaast ontvangt u een maandelijkse factuur met gedetailleerd overzicht van uw dagelijkse postverzendingen. U heeft ook de mogelijkheid om een apart overzicht per afdeling te ontvangen zodat de interne doorfacturatie efficiënter kan verlopen. U behoudt bij Easypost dus steeds de controle over uw postbedeling en bijhorende kosten.

Bent u geïnteresseerd in een volledige ontzorging van uw postverwerking door Easypost? Contacteer ons dan hier of stuur ons een mailtje naar info@easypost.eu. Onze Easypost medewerkers helpen u graag verder.

Heeft uw bedrijf dagelijks een grote hoeveelheid post te versturen? Dan weet u maar al te goed dat het verzenden van deze bedrijfspost een stevige duit aan bedrijfskosten met zich meebrengt. Zo moet u onder meer voorzien zijn van een frankeermachine om uw post voor verzending te frankeren. Maar wat als u uw bedrijfspost op een goedkopere manier zou kunnen versturen zonder te moeten inboeten op kwaliteit en snelheid? Een fabeltje? Neen, hoor! Door uw postverzending uit te besteden aan een professionele postpartner kan u heel wat besparen op uw bedrijfsuitgaven en dat terwijl uw post op een efficiënte en snelle manier verwerkt en verzenden wordt.

Geen aankoop of onderhoudskosten van frankeermachine

Één van de grootste kosten binnen uw postkamer is de aankoop en het onderhoud van een frankeermachine. U heeft deze machine immers nodig om uw te verzenden bedrijfspost correct te frankeren. Helaas is niet alleen de aankoop of huur van de frankeermachine aan de prijzige kant. Ook het onderhoud, het nodige materiaal zoals inkt en etiketten en uw maandelijks frankeertegoed verhogen beduidend uw bedrijfsuitgaven.

Daarnaast frankeert de machine uw bedrijfspost aan standaardtarieven zonder daarbij rekening te houden met het grote volume. Het kan dan wel sneller gaan dan manueel een postzegel op de brieven kleven, voordelig is het zeker niet.

Wanneer u kiest voor een ervaren postbedrijf om uw bedrijfspost te verwerken en te verzenden, hoeft u niet langer meer in te staan voor deze hoge kosten. Geen voorfinanciering en onderhoudskosten meer, uw post wordt door uw postpartner aan een voordelig tarief opgehaald, gefrankeerd en aan Bpost bezorgd.

Personeel kan ingezet worden voor core business

Het bedienen van deze frankeermachine en het verzorgen van uw postkamer gebeurt natuurlijk niet automatisch. U heeft enkele medewerkers nodig die de post verzamelen en door de frankeermachine halen om het verzendklaar te maken. Door uw postverwerking te outsourcen hoeft u enkel nog de verzamelde post op het afgesproken uur klaar te zetten, uw postpartner doet de rest. U kan uw medewerkers dan ook inzetten voor taken die rechtstreeks te maken hebben met uw core business. Bovendien kan u het uitgespaarde budget gebruiken voor het uitvoeren van deze kerntaken. Uitbesteding van uw postverzending levert u bijgevolg een efficiënter en beter gebruik van resources.

Geniet van een gunstig zegeltarief

We hebben het al even aangehaald, een frankeermachine zal uw post steeds aan een standaard posttarief frankeren, of u nu 100 of 1000 brieven verstuurd. Een ervaren postpartner zoals Easypost kan daarentegen uw post aan een gunstiger zegeltarief frankeren. Dit komt omdat een professioneel postbedrijf post verzamelt en verwerkt voor verschillende klanten. Een groot volume aan te verwerken post dat gegarandeerd kan worden aan Bpost in ruil voor een voordeliger zegeltarief.

Daarnaast kiezen sommige postpartners ervoor om nog een extra korting toe te kennen aan hun klanten afhankelijk van hun jaarlijks postvolume. Omdat trouwe klanten dat verdienen!

Wenst u meer informatie over hoe Easypost uw postverwerking kan vereenvoudigen aan een voordeliger tarief zonder kwaliteitsverlies? Neem dan snel contact op met ons dan zoeken we samen naar de meest geschikte oplossing.