U bevindt zich hier: / digitale post

Berichten

betrouwbare-postbedeling

DE WAARDE VAN BETROUWBARE POSTBEDELING

/in /by
 

Door de huidige digitalisering en termen als GDPR zijn we ons steeds meer bewust van hoe vaak we vertrouwelijke gegevens toevertrouwen aan derde partijen. Denkt u maar aan uw e-mailadres, naam, geboortedatum of postadres wanneer u bijvoorbeeld een document wil downloaden of raadplegen. 

Nu, privacy en het beschermen van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens is niet alleen een belangrijk aspect in de digitale wereld, maar ook binnen postverwerking en -bedeling. Wanneer u kiest voor het outsourcen van uw postverwerking, vertrouwt u uw bedrijfspost immers toe aan een externe postpartner. Het is dan ook belangrijk dat u rekening houdt met enkele belangrijke aandachtspunten omtrent betrouwbare postbedeling. We sommen ze graag even voor u op zodat u zeker de meest geschikte outsourcingspartner kiest. 

GARANTIE VAN DOCUMENTEN-INTEGRITEIT

Wanneer u op zoek gaat naar een externe partner om uw bedrijfspost te verwerken en te bedelen, is het belangrijk dat deze u garantie biedt in documentenintegriteit. Het betrouwbaar omspringen met vertrouwelijke documenten is een absolute must bij om het even welke postoplossing u kiest. Of het nu gaat om het zorgen voor de correcte omslagen, vignetten, postzakken of het voorzien van een betrouwbaar klantenportaal, uw privacy moet steeds als topprioriteit behandeld worden. 

Om ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke gegevens ook tijdens digitale postoplossingen beschermd blijven, maken postbedrijven gebruik van goed beveiligde systemen. Zo kozen wij bij Easypost bijvoorbeeld voor een sterk beveiligd platform waar u uw documenten naartoe kan sturen zodat wij ze voor u kan afdrukken en verwerken. U hoeft zich geen zorgen te maken dat vertrouwelijke informatie plots voor onze medewerkers openbaar wordt want het gehele proces gebeurt in-line. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van uw zendingen.

Ook wanneer u gebruik maakt van digitale aangetekende zendingen, zullen uw persoonlijke gegevens beschermd blijven. Er wordt immers steeds gebruik gemaakt van beveiligde systemen met authenticatie van de afzender en het verzendingsproces verloopt steeds op een transparante manier.

betrouwbare-postbedeling

TRANSPARANTE INFORMATIE OVER UW VERZONDEN BEDRIJFSPOST

Het is niet alleen belangrijk dat persoonlijke gegevens steeds goed beschermd zijn, maar ook dat u te allen tijde op de hoogte bent van de hoeveelheid verzonden bedrijfspost, de status van verzending bij aangetekende zendingen of postpakketten en dergelijke. U kiest daarom best voor een professionele postpartner die een transparant postverwerkingsproces garandeert bijvoorbeeld aan de hand van een goed uitgebouwd klantenportaal. Sommige postbedrijven, zoals Easypost, bieden een klantenportaal aan waarbij u de mogelijkheid heeft om tot 10 jaar na datum de afgiftebewijzen van uw digitale aangetekende zendingen te raadplegen of de status van uw postpakket te controleren. Zo’n klantenportaal voldoet ook aan de huidige GDPR-wetgeving en is gecodeerd met een specifieke beveiligingssleutel waarmee u moet inloggen. Zo bent u zeker dat enkel u aan uw verzendingsgegevens kan.

BEHOUD VAN CONTROLE OVER UW BEDRIJFSPOST EN BIJBEHORENDE UITGAVEN

Een derde aandachtspunt omtrent betrouwbare postbedeling is het behoud van controle over uw postverzending en de bijbehorende uitgaven. We haalden daarnet al even aan dat heel wat externe postpartners werken met een specifiek beveiligd klantenportaal om u op de hoogte te houden van de postverwerking en -bedeling. Het portaal wordt ook gebruikt om u een stand van zaken te geven over de hoeveelheid maandelijkse bedrijfspost en bijbehorende facturatie. U kan in zo’n klantenportaal uw gedetailleerde facturen raadplegen en in sommige gevallen zelfs laten opsplitsen per departement. Zo behoudt u voortdurend een overzicht van en de controle over uw verschillende postuitgaven. Een transparante manier van communiceren hoort immers bij een betrouwbare postservice.

Natuurlijk dragen zaken als de expertise en ervaring van uw postpartner en stiptheid ook bij aan de waarde van een betrouwbare postbedeling, maar bescherming van uw vertrouwelijke gegevens is een absolute topprioriteit.

Wenst u meer informatie over onze betrouwbare postoplossingen en service? Neem dan snel contact op met ons. We geven u graag meer toelichting bij de professionele werking van ons postbedrijf.

Uitgaande post-verwerking-stappen

UITGAANDE POST EFFICIËNTER VERWERKEN IN 5 STAPPEN

/in /by

Ondanks de komst van verschillende moderne en digitale communicatiemiddelen versturen bedrijven nog steeds klassieke post. Het verwerken van die berg officiële documenten, facturen en aanmaningsbrieven kost hen helaas heel wat tijd en geld, middelen die ze beter kunnen inzetten voor de kerntaken van hun business. Het Centre for Economics and Business Research Ltd, kortweg Cebr genoemd, publiceerde enkele jaren geleden zelfs een rapport waarin staat dat bedrijven gemiddeld zo’n 5400 miljoen euro kunnen besparen door bepaalde print functies uit te besteden. Dit geldt ook voor het afdrukken van uitgaande bedrijfspost.

Om uw uitgaande post efficiënter en voordeliger te verwerken, kan u beroep doen op het outsourcen van uw bedrijfspost. Bij Easypost ontwikkelden we bijvoorbeeld EasyPrint, een oplossing voor een efficiënte postverwerking waarbij u enkele taken, zoals het afdrukken van uw post, uit handen geeft. In deze blog overlopen we de 5 stappen die uw post doorloopt in een dergelijk postverwerkingsproces.

1. Controleer de juiste verzendinformatie

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar is een cruciale stap in het efficiënt verwerken van uw uitgaande post. Documenten kunnen bij foutieve verzendinformatie immers bij de verkeerde persoon terechtkomen of zelf teruggestuurd worden. Aangezien het in de meeste gevallen gaat om belangrijke documenten of betalingsgegevens, kan dat zeer onaangename gevolgen hebben voor zowel uw bedrijf als voor de ontvanger. Het is dan ook belangrijk dat u steeds beschikt over een klantenbestand dat up-to-date is.

2. Selecteer de juiste documenten en kies de geschikte lay-out

De volgende stap in dit postverwerkingsproces is het selecteren van de juiste documenten om te versturen. Vervolgens komt de lay-out van uw documenten en omslagen aan de beurt. U kan ook steeds wijzigingen aanbrengen in uw huisstijl. In dat geval hoeft u enkel het eindresultaat te bezorgen aan uw outsourcingpartner.

uitgaande postverwerking-stappen

3. Extern postbedrijf ontvangt uitgaande post

Na het selecteren van de te versturen documenten en de keuze in lay-out, verstuurt u ze via een digitaal systeem naar uw postpartner. Deze ontvangt uw uitgaande post steeds in een beveiligde omgeving. Dit wil zeggen dat het hele verwerkingsproces in-line verloopt en geen enkele medewerker toegang heeft tot de inhoud van uw uitgaande post.

4. Verwerken van de uitgaande post door outsourcingspartner

Wanneer het postbedrijf uw uitgaande post ontvangen heeft, begint de postverwerking. De documenten worden zorgvuldig en in een enkele flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd.

5. Post wordt geleverd bij provider voor aflevering

Tot slot zal uw uitgaande post afgeleverd worden bij de post provider, bpost, voor bezorging aan de bestemmeling.

U bespaart door de outsourcing van deze stappen heel wat kosten en tijd. U heeft immers geen medewerkers meer nodig voor het behandelen van uw bedrijfspost en uw printkosten dalen aanzienlijk. Daarnaast hoeft u niet langer meer in te staan voor de aankoop en onderhoud van een frankeermachine, de aankoop van omslagen, enzovoort. Bovendien kan u met een efficiënte postverwerkingsmethode als deze ook profiteren van gunstige print- en verzendtarieven aangeboden door uw postpartner.

Wenst u meer te weten over hoe u uw uitgaande post efficiënter kan verwerken met een oplossing zoals EasyPrint? Of bent u op zoek naar een ervaren postpartner om uw bedrijfspost te verwerken en verzenden? Neem dan gauw contact op met ons! Onze consultants bekijken graag met u de verschillende mogelijkheden om uw uitgaande post zo efficiënt mogelijk te verwerken.

postverzending-automatiseren

WAT IS POSTBEHEER EN HOE HELPT HET UW BEDRIJF?

/in /by

Postverwerking en postbeheer behoren niet meteen tot de kernactiviteiten van uw bedrijf, maar spelen wel een grote rol in bijvoorbeeld de communicatie met uw klanten en medewerkers. Deze taken in huis organiseren is steeds mogelijk, maar in zee gaan met een professionele postpartner is voor heel wat bedrijven een betere oplossing. U hoeft immers geen medewerkers in te zetten voor manuele postverwerking en u kan uw budgetten beter beheren want u hoeft niet in te staan voor aankoop en onderhoud van het nodige postverwerkingsmateriaal.Lijkt het outsourcen van uw postbeheer en postverwerking de perfecte oplossing voor uw bedrijf? Dan moet u natuurlijk op zoek gaan naar de juiste partner, maar hoe gaat u daarbij te werk? We geven u graag enkele aandachtspunten mee waar u best rekening mee houdt in het kiezen van uw professionele postpartner.

DIENSTEN EN AANPAK VAN POSTPARTNER

Heeft uw bedrijf een fluctuerende hoeveelheid post die afhangt van een bepaalde periode? Wil u uw bedrijfspost volledig uit handen geven aan een ervaren postpartner of maar een bepaald stuk van het postverwerkingsproces? Of misschien heeft u heel wat aangetekende zendingen te versturen en zoekt u een partner die u deze service kan aanbieden? Het aanbod van diensten is vanzelfsprekend een belangrijke factor bij de keuze van de juiste partner voor uw postbeheer.

Daarnaast speelt ook de aanpak van de postpartner een grote rol. Een postbedrijf dat meedenkt in functie van uw bedrijf en uw specifieke noden, is steeds de beste keuze en kan uw bedrijf helpen groeien. Bij de juiste aanpak hoort eveneens heldere communicatie en een betrouwbare manier van werken. Dit omvat niet alleen een aangename customer service te allen tijde, maar ook een transparante communicatie over tarieven en de garantie op een veilige postverwerking. Uw bedrijfspost moet immers steeds op een vertrouwelijke manier verwerkt en beheerd worden. Kies u bijvoorbeeld voor de dienst EasyPrint van Easypost dan wordt uw bedrijfspost steeds in-line verzonden en verwerkt. Uw privacy wordt dus steeds gegarandeerd.

postbeheer-bedrijf

ERVARING EN REFERENTIES IN POSTVERWERKING EN POSTBEHEER

Wanneer u op zoek bent naar een geschikte partner voor uw postbeheer, is ervaring een cruciale beslissingsfactor. U wil immers dat uw bedrijfspost steeds in goede handen is en dat het postverwerkingsproces optimaal verloopt. Een postpartner met al enkele jaartjes ervaring op de teller, zal sneller en meer efficiënt kunnen schakelen wanneer uw bedrijf nood heeft aan nieuwe oplossingen voor postproblemen.

Referenties van andere klanten of misschien van uw connecties kunnen u ook helpen bij het maken van de juiste keuze. Easypost communiceert bijvoorbeeld enkele cases en getuigenissen van klanten op de website. Zo kan u lezen wat het resultaat van de aangeboden diensten is en het best inschatten welke oplossing het meest geschikt is voor uw bedrijf.

TOEKOMSTGERICHT EN INNOVATIEF

In de bedrijfswereld is het belangrijk steeds een blik op de toekomst te houden en mee te zijn met de nieuwe technologieën. Hetzelfde geldt ook voor uw keuze in een geschikte outsourcingpartner voor uw postbeheer. Een ervaren postpartner die steeds de vinger aan de pols houdt om postverwerking te optimaliseren, zal u kunnen bijstaan bij om het even welk probleem binnen uw postbeheer. U doet er dus goed aan te opteren voor een partner die mee is met innovatieve oplossingen zoals digitale aangetekende zendingen en het digitaal verzenden van uw bedrijfspost voor verdere verwerking.

GUNSTIGE TARIEVEN VOOR POSTBEHEER

Tot slot mogen we niet vergeten dat outsourcing ook geld kost. Een gunstig tarief voor de uitbesteding van uw postbeheer en postverwerking is dan ook een laatste beslissende factor in de keuze van de juiste partner. Wanneer u informatie en offertes ontvangt van potentiële partners, let u er best op of ze voordelige tarieven  aanbieden voor postophaling of kortingen aanbieden naargelang uw jaarlijks volume. Bovendien kan een postpartner met een mooi gevulde klantenportefeuille u extra korting aanbieden omdat het grote hoeveelheden post beheert en verwerkt voor meerdere klanten. Met deze kortingen kan u uw budget beter beheren en besteden waar het echt nodig is.

Bent u op zoek naar een ervaren partner voor uw postbeheer? Dan neemt u best even de tijd om bovenstaande puntjes voor elke kandidaat door te nemen en ze met elkaar te vergelijken. Zo neemt u geen overhaaste beslissing en is de kans het grootst dat u de juist partner kiest.

Wenst u meer informatie over hoe Easypost uw postbeheer en postverwerking kan optimaliseren? Neem dan snel contact op met ons. Onze consultants adviseren u met veel plezier over de mogelijkheden voor uw postbeheer.

 

facturen-afdrukken-verzenden-easyprint

FACTUREN AFDRUKKEN EN VERZENDEN IN ÉÉN BEWEGING MET EASYPRINT

/1 Comment/in /by

We leven in een tijdperk waar de meeste communicatie digitaal gebeurt. Zo sturen bedrijven dagelijks verschillende e-mails rond naar medewerkers, partners en klanten. Nu, niet alle communicatie is even geschikt om digitaal te versturen. Denk bijvoorbeeld aan facturen, officiële documenten, boetes of aanmaningsbrieven die door financiële instanties, incassobedrijven of de politie verstuurd worden. Deze documenten worden daarom nog het vaakst per klassieke post verstuurd.

Helaas kost deze traditionele en manuele verzending van dergelijke documenten heel wat tijd en geld. Van het afdrukken tot het volledig verzendklaar maken van de facturen en officiële documenten. Om bedrijven en instanties te helpen bij deze tijdrovende taak ontwikkelden we EasyPrint, een totaaloplossing voor de verwerking en verzending van bijvoorbeeld facturen. In deze blog leggen we uit hoe u met EasyPrint in één beweging al uw te verzenden facturen kan afdrukken en verzenden.

 

HOE EASYPRINT JUIST WERKT?

Omdat we weten dat het verzenden van facturen en andere officiële communicatie een omslachtig proces is, wilden we een totaaloplossing voor postverwerking en -verzending bedenken. EasyPrint neemt dan ook het hele verzendingsproces van u over. Het enige wat u hoeft te doen is de te verzenden documenten digitaal aan ons bezorgen, Easypost doet de rest. Het postverwerkingsproces ziet er met EasyPrint uit als volgt:

  • Stap 1: u selecteert de documenten die u wenst te versturen.
  • Stap 2: u bepaalt daarbij zelf de lay-out van de documenten en enveloppen. Verandert uw bedrijf na verloop van tijd van huisstijl? Geen probleem, u doet zelf de nodige aanpassingen aan uw huidige lay-out en interne systemen. Vervolgens stuurt u ons het eindresultaat digitaal door voor verwerking.
  • Stap 3: Easypost ontvangt deze documenten in een digitale, beveiligde omgeving
  • Stap 4: de documenten worden stuk voor stuk afgedrukt, voorzien van een omslag en gefrankeerd.
  • Stap 5: Easypost bezorgt de verwerkte post aan onze provider, bpost
  • Stap 6: Deze zal uw post verder verdelen via zijn netwerk
  • Stap 7: Uw post komt toe op de juiste bestemming

Uw facturen en officiële communicatie wordt dus in één vlotte flow verwerkt en tot bij de ontvangen gebracht. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken om de postverwerking van uw facturatie, met EasyPrint nemen wij dit helemaal van u over.

DE VOORDELEN VAN EASYPRINT

Door een efficiënte en snelle verwerking van uw facturen biedt EasyPrint uw bedrijf ook heel wat voordelen:

BETERE BESTEDING VAN TIJD EN FOCUS

Omdat we met EasyPrint het afdrukken en verwerken van officiële documenten en facturen voor onze rekening nemen, bespaart uw bedrijf of kantoor heel wat kostbare tijd. Uw werknemers kunnen zich focussen op belangrijke taken die tot uw core business behoren.

KOSTENBESPARING

Daarnaast bespaart u heel wat kosten uit die gepaard gaan met de postverwerking van uw facturatie zoals bijvoorbeeld de printkosten, kosten aan omslagen, postverwerkingsmachines, enzovoort. Bovendien kunnen we bij Easypost u een gunstiger print- en verzendtarief aanrekenen omdat we dagelijks grote volumes aan post verwerken voor verschillende klanten.

PRIVACY GEGARANDEERD

Omdat we privacy hoog in het vaandel houden, willen we bovendien benadrukken dat we inzake GDPR volledig conform zijn aan de wetgeving. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van de te verzenden facturen en documenten.

DE NODIGE ONDERSTEUNING

Easypost geeft uw bedrijf 7 dagen op 7 de nodige ondersteuning in verband met uw postverzending, u beschikt zelfs over een eigen geëngageerde Easypost medewerker. Daarnaast kan u steeds onze supportpagina op de website raadplegen inzake de meest voorkomende vragen.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPrint voor uw bedrijf of kantoor kan betekenen? Neem dan snel contact op met EasyPost. Onze consultants geven u graag het nodige advies om uw facturen op een snellere en efficiëntere manier te verzenden.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van alle nieuwtjes, ontwikkelingen en diensten dankzij de EasyPost-nieuwsbrief.

CONTACT

Zwijnaardsesteenweg 813
9000 Gent
+32 50 69 86 11
info@easypost.eu
BE 0463 006 734

ONZE DIENSTEN

EasyPost
EasyPrint

OVER EASYPOST

Jobs

KLANTEN

Referenties
Gratis offerte aanvragen
Support
Klantenportaal