• My account
  • Support
  • Jobs
  • België (NL)
    • Belgique (FR)
    • Belgium (EN)
    • France
  • België (NL) België (NL) België (NL) nl
  • Belgique (FR) Belgique (FR) Belgique (FR) fr
  • Belgium (EN) Belgium (EN) Belgium (EN) en
  • France France France fr-fr

Bespaar tot 20% op uw postverwerking. Bereken uw besparing met EasyPost

  • Diensten
  • Referenties
  • Over EasyPost
  • Blog
  • Contact
  • Offerte
  • Menu Menu
U bevindt zich hier: Home1 / EasyPost

Berichten

Indexatie bpost

INDEXATIE BPOST IN 2022, WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR MIJN BUDGET?

30 december 2020/in blog /by Charles Boland

Transparante communicatie, dat is bij EasyPost een van onze vaste waarden. We geven u daarom graag mee dat de prijs van uw uitgaande post vanaf 1 januari 2022 kan stijgen tot wel 20%.

Concreet komt het hierop neer:

  • Prior: + 20,00%
  • Non prior: + 3,16%
  • Europese zending: + 17,98%
  • Zending buiten Europa: + 16,00%

De precieze prijsstijging is uiteraard afhankelijk van uw huidige werkwijze. Werkt u met postzegels, een frankeermachine of een andere oplossing? Al naargelang uw keuze bestaat de kans dat uw uiteindelijke kostenplaatje nog hoger uitvalt.

Kortweg: wanneer u in 2022 hetzelfde volume aan brieven en uitgaande communicatie uitstuurt als in 2021, zit u sowieso met een behoorlijke extra kost.

EasyPost wil u graag helpen deze stijgende kosten in te perken. Hoe gaan we te werk?

  • We zorgen voor een rechtstreeksebesparing op uw frankeertarieven door een kortingspercentage te bieden in functie van uw volume. Dit percentage kan oplopen van tot 15%.
  • Boven op deze rechtstreekse korting kunt u besparen op uw ophaalkosten. Maakt u hier nog geen gebruik van? Dan is dat zeker het overwegen waard.
  • De besparing zal aanzienlijk toenemen als u met een frankeermachine U bespaart dankzij EasyPost op uw leasekost en alle bijkomende uitgaven zoals inktcartridges en een onderhoudscontract.
  • Naast al deze directe besparingen maken wij het u ook makkelijker. De besparing die EasyPost u oplevert situeert zich niet enkel op financieel vlak, maar u bespaart ook tijd. Zo houdt uw bedrijf meer tijd over om te focussen op uw corebusiness.

Bent u als reactie op deze indexatie van plan om uw uitgaande documentenstromen te digitaliseren? Dan bent u ook daarvoor bij EasyPost aan het juiste adres.

Dankzij een overzichtelijk platform kunt u uw communicatiestromen in een bepaalde logica of ‘flow’ gieten. Een concreet voorbeeld: Facturen worden verstuurd via een beveiligde e-mail. Wordt de factuur niet binnen x aantal dagen betaald, dan wordt er automatisch een herinnering gestuurd via een digitale aangetekende zending. Wordt die zending geweigerd of na een bepaalde periode niet geopend, dan wordt een aangetekend rappel verstuurd op papier. Op die manier wordt de hele facturatieflow geautomatiseerd. En dat op een veilige manier met de mogelijkheid tot verregaande opvolging.

Contacteer ons snel en wij helpen u graag besparen!

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-12-30 13:58:122022-05-09 13:20:17INDEXATIE BPOST IN 2022, WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR MIJN BUDGET?
Externe postverwerking

DE VOORDELEN VAN EXTERNE POSTVERWERKING

11 juni 2020/in blog /by Charles Boland

Wie dacht dat traditionele papieren bedrijfspost verleden tijd was in dit digitaal tijdperk, vergist zich duidelijk. Nog steeds sturen heel wat bedrijven dagelijks belangrijke documenten per post naar klanten, medewerkers en andere partijen.

Om deze bedrijfspost elke dag verzendklaar te maken, investeerden bedrijven jarenlang in een uitgebreide in-house postkamer. Postverwerking omvat immers heel wat taken, zoals het afdrukken, vouwen, onder omslag steken en frankeren van alle te verzenden documenten. Manueel zou dit proces urenlang duren, maar met de hulp van enkele postverwerkingsmachines gaat het een stuk sneller.

En toch is een interne postkamer niet de meest efficiënte manier om uw bedrijfspost te verwerken en te verzenden. Het kost heel wat geld, tijd en ruimte, resources die stuk voor stuk beter ingezet kunnen worden voor de kerntaken van uw bedrijf. De oplossing is nochtans eenvoudig: externe postverwerking. Hiermee bedoelen we het uitbesteden van uw postkamer aan een expert ter zake. In deze blog informeren we u dan ook graag over de voordelen van externe postverwerking voor uw bedrijf.

Vereenvoudiging van uw postzending

Door gebruik te maken van externe postverwerking door een ervaren postpartner kan u uw dagelijkse postverzending een stuk eenvoudiger regelen. Kiest u voor postophaling door uw outsourcing partner? Dan hoeft u enkel uw te verzenden post te verzamelen in de voorziene postzakken en klaar te zetten op het afgesproken uur voor ophaling. Uw externe postpartner neemt de rest van het postverwerkingsproces voor zijn rekening, dit wil zeggen het frankeren en bezorgen aan de distributeur voor verdere aflevering.

Sommige postbedrijven, zoals EasyPost, bieden echter ook een uitgebreidere postverwerkingsdienst aan, die u volledig ontzorgt van uw dagelijkse bedrijfspost. Het enige dat u dan nog hoeft te doen is uw post digitaal te bezorgen aan uw externe partner. Deze zal de documenten vervolgens afdrukken, van omslag voorzien, frankeren en afleveren bij bpost voor distributie. Beide diensten zorgen voor een sterke vereenvoudiging van uw huidige postkamer zonder daarbij het oog op kwaliteit te verliezen.

Beter beheer van uw bedrijfsuitgaven

Een interne postkamer voorzien van de nodige postverwerkingsmachines mag dan voor heel wat bedrijven een handige oplossing zijn, het kost handenvol geld. U staat immers niet alleen in voor de aankoop en leasing van de verschillende machines, maar ook voor het onderhoud en de aankoop van andere materialen zoals inkt, enveloppen, papier, … Daarnaast moet u ook steeds het geschikte personeel voorzien voor het bedienen van de couverteer- en frankeermachines. Tel deze uitgaven op en u komt aan een stevig investeringsbudget.

externe postverwerking

Wanneer u kiest voor een externe postverwerking, hoeft u dergelijke investeringen niet meer te doen. Op de koop toe betaalt u telkens slechts voor het volume aan post dat u verzendt en wordt alle bedrijfspost gefrankeerd aan gunstige tarieven door onder meer volumekortingen. U kunt uw budget dus behouden voor bedrijfsprocessen die meer aanleunen bij uw core business.

Verhoging van de productiviteit en efficiëntie

Omdat u met externe postverwerking uw postkamer volledig uit handen geeft, hebben uw medewerkers alle tijd om zich te focussen op de kerntaken van uw bedrijf. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit van uw personeel, maar ook uw bedrijfsresultaten op lange termijn.

Expertise en innovatie

Uw postverwerking uitbesteden aan een externe postpartner heeft het grote voordeel dat u kunt genieten van jarenlange expertise. Heeft u dus bijvoorbeeld een wisselend volume aan bedrijfspost of specifieke aanvragen omtrent uw dagelijkse postverwerking? Dan vindt uw externe postpartner zeker een geschikte oplossing.

Bovendien is een professioneel postverwerkingsbedrijf steeds op de hoogte van de nieuwste innovaties in de postsector. Zo is uw postverwerking ook steeds mee met de toekomst.

Wenst u meer te weten over externe postverwerking en hoe EasyPost u kan helpen bij het verwerken van uw dagelijkse bedrijfspost? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een optimale postverwerking.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/06/easypost-4-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-06-11 10:00:222022-05-18 09:25:05DE VOORDELEN VAN EXTERNE POSTVERWERKING
facturen-afdrukken-verzenden-easyprint

COUVERTEERMACHINE: WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?

28 mei 2020/in blog /by Charles Boland

Heel wat bedrijven maken nog steeds gebruik van traditionele postverzending om belangrijke informatie of documenten te versturen naar werknemers, klanten en andere externe partijen. Deze dagelijkse postverwerking wordt vaak in eigen beheer gedaan met behulp van een uitgebouwde postkamer. De werknemers verantwoordelijk voor het behandelen van deze uitgaande post zorgen voor het sorteren, onder omslag steken, frankeren en verzenden. 

Postverwerking is echter een tijdrovend proces, zeker wanneer het manueel uitgevoerd wordt. Om medewerkers in de postkamer te helpen bij dit gehele proces, investeren heel wat bedrijven in allerhande professionele apparatuur. Denkt u bijvoorbeeld aan de couverteermachine of omslagvulmachine, maar aan een couverteermachine zijn heel wat nadelen verbonden. U kunt zich wel indenken dat het voorzien in de juiste resources een stevige hap uit uw budget neemt. We willen dan ook graag enkele alternatieven voor een couverteermachine aanreiken. 

Digitalisatie van de postkamer

Een mogelijk alternatief voor de stevige investering in een couverteermachine is uw uitgaande bedrijfspost digitaliseren. Digitalisatie van de postkamer is een groeiende trend binnen de ondernemerswereld, aangezien bedrijven ook vaak uit ecologisch standpunt willen afstappen van het papier- en inktverbruik. 

Dat klinkt allemaal mooi, maar een digitale postkamer kent helaas ook enkele nadelen. Vertrouwelijke of gevoelige documenten die u elektronisch opslaat, zijn immers een stuk kwetsbaarder voor bedreigingen van buitenaf. Er bestaat altijd de kans dat vertrouwelijke gegevens in de verkeerde handen terechtkomen of dat uw digitale systemen gehackt worden. Een digitale postkamer kan dan wel ecologisch verantwoord zijn, het biedt geen risicovrije methode voor uw postverwerking.

alternatieven-couverteermachine

Postverzending uitbesteden aan een professionele postpartner

Een beter alternatief is uw postverzending uitbesteden aan een ervaren postpartner. U bespaart op die manier niet alleen heel wat tijd en geld, maar geniet ook nog eens van een volledige ontzorging van uw dagelijkse bedrijfspost. Een expert in postverzending zal immers niet alleen het gehele verwerkingsproces in uw plaats uitvoeren, maar ook zelf uw uitgaande post afdrukken is verleden tijd. 

Aan de hand van een beveiligd digitaal platform kunt u uw documenten selecteren, de juiste lay-out kiezen voor zowel het document als de omslag en doorsturen naar uw externe postpartner. Deze zal uw uitgaande post afdrukken op de gewenste manier (papier, lay-out, briefhoofd en logo, enveloppen…), onder omslag steken, frankeren en aan bpost afgeven voor de verdere distributie. 

Geen aankoop en onderhoud van uw couverteermachine meer, noch uitgaven voor andere resources zoals personeel, printmateriaal, omslagen en dergelijke. Uw dagelijkse post wordt van a tot z digitaal verzorgd door uw outsourcingspartner zodat uw medewerkers zich kunnen toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf.

Kiest u voor een uitbesteding van uw postverzending, dan ontvangt u maandelijks een gedetailleerde factuur van uw dagelijkse uitgaande post. Bij EasyPost gaan we daarin nog een stukje verder en bieden we u ook de mogelijkheid om uw overzicht op te splitsen per afdeling. Dit kan een handige oplossing zijn voor uw boekhouding. 

Er bestaan dus interessante alternatieven voor een couverteermachine en zelfs om uw gehele postverzending op een professionele manier uit handen te geven. Bent u het hoge kostenplaatje van uw postkamer beu en wilt u uw post op een kostenefficiënte manier verzenden? Dan is een volledige ontzorging door een ervaren postpartner dé oplossing. U geniet van heel wat interessante voordelen én u kunt zich focussen op uw core business zonder u zorgen te maken over uw dagelijkse bedrijfspost.

Wenst u meer informatie over het uitbesteden van uw postverzending aan EasyPost? Of bent u nieuwsgierig naar EasyPost.Connect, onze totaaloplossing voor uw dagelijkse bedrijfspost? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants geven u graag de nodige toelichting.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_147671011-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-28 19:55:212022-05-18 09:32:31COUVERTEERMACHINE: WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?
nadelen-couverteermachine

WAT ZIJN DE NADELEN VAN EEN COUVERTEERMACHINE?

14 mei 2020/in blog /by Charles Boland

Bedrijven die nog altijd traditionele postverzending gebruiken voor bijvoorbeeld facturen, officiële documenten, aanmaningsbrieven en direct mailings, beschikken over een uitgeruste postkamer. Voor het verwerken van zo’n berg dagelijkse post hebben ze immers allerlei machines nodig, zo ook de couverteermachine of omslagvulmachine. Deze machines mogen dan wel het manuele postverwerkingsproces een tikje versnellen, ze bezitten ook heel wat minpunten. In deze blog geven we u graag een overzicht van de verschillende nadelen van een couverteermachine en vertellen we u hoe u deze valkuilen kunt vermijden.

Risico op fouten en defecten

De couverteermachine kan een handig hulpmiddel zijn voor het verwerken van uw bedrijfspost, maar zorgt eveneens voor een vergroot risico op fouten. De machine wordt steeds bediend door een werknemer die verantwoordelijk is voor het correct instellen en vullen van de machine. Een menselijke fout is snel gemaakt, maar kan ernstige gevolgen hebben voor de werking van de machine.

Bovendien is er altijd kans op storingen of defecten van de omslagvulmachine, wat de flow van uw dagelijkse postverwerking ernstig kan verstoren of vertragen. Dit heeft dan ook een rechtstreekse impact op uw postverzending omdat brieven niet tijdig kunnen verzonden worden.

nadelen-couverteermachine

Verhoogde kosten

Natuurlijk komen er ook heel wat kosten kijken bij het gebruik van een couverteermachine. U staat immers niet alleen in voor de aankoop van de machine, maar ook het onderhoud en de nodige herstellingen drijven het kostenplaatje van uw postverwerking op. Op de koop toe beschikken niet alle omslagvulmachines over de optie om brieven te vouwen, en moet u dus ook een vouwmachine aankopen of de nodige werkkrachten voorzien om alle uitgaande bedrijfspost manueel te vouwen. Tot slot heeft u ook de nodige enveloppen nodig, iets wat ook een extra kost met zich meebrengt. Als u een berekening maakt van deze extra voorzieningen, dan komt u al snel op een aardige som voor het onder omslag steken van uw dagelijkse post. Kortom, de prijs van een omslagvulmachine loopt verder op!

Ook willen we u erop wijzen dat na het couverteren van alle brieven, u deze ook nog dient te frankeren met uw frankeermachine. Dit betekent opnieuw een stevige hap uit uw postbudget. 

Verlies van kostbare werkuren

Helaas werken couverteermachines niet volledig automatisch en moeten ze bediend worden door een werknemer. Het is een tijdrovende job om telkens de machine op de juiste instellingen klaar te zetten, een oogje in het zeil houden voor mogelijke storingen en het aan- en afvoeren van alle bedrijfspost. Het verlies van kostbare werktijd kan een negatieve impact hebben op de efficiëntie en bijgevolg de groei van uw bedrijf. 

De oplossing? Het uitbesteden van uw postverwerking aan een ervaren postpartner. U vermijdt niet alleen bovenstaande nadelen, maar betaalt maandelijks een vast bedrag en geniet van verschillende financiële en organisatorische voordelen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw postverwerking en kunt focussen op uw core business.

Nieuwsgierig naar wat het uitbesteden van uw postverwerking kan betekenen voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met Easypost! We bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een efficiënte en zorgeloze verzending van uw dagelijkse bedrijfspost.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-72-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-14 20:23:522022-05-18 12:13:42WAT ZIJN DE NADELEN VAN EEN COUVERTEERMACHINE?
postverwerking-uitbesteden-redenen

WAAROM ALS BEDRIJF UW POSTVERWERKING UITBESTEDEN?

8 mei 2020/in blog /by Charles Boland

Ondanks de opkomst van innovatieve digitale oplossingen maken heel wat bedrijven nog steeds gebruik van de klassieke postverwerking. Dagelijks versturen ze nog talloze documenten en pakketten naar klanten, werknemers en andere partijen. Het gaat vaak over communicatie die niet over het hoofd gezien mag worden of die gevoelige informatie bevat. Met andere woorden, documenten die niet geschikt zijn voor e-mailverkeer met spamfilters en een overvolle inbox.

Zo’n grote hoop post verwerken op dagelijkse basis is echter een zeer tijdrovende job die niet altijd even efficiënt verloopt. Het uitbesteden van uw postverwerking aan een expert ter zake kan dan de ideale oplossing zijn. Nog niet helemaal overtuigd? Lees in deze blog meer over de verschillende redenen waarom u als bedrijf beter uw postverwerking uitbesteedt.

Toenemend of wisselend volume aan uitgaande post

Een belangrijke reden om uw postverwerking uit te besteden aan een professionele partner is een toenemend of wisselend volume in uw dagelijkse uitgaande bedrijfspost. Wanneer uw bedrijf het goed doet en steeds meer groeit tot een succesvolle onderneming, is de kans groot dat ook uw uitgaande post mee evolueert. Het gevolg? Uw postkamer kan de hoeveelheid te verwerken post niet meer aan.

Of misschien heeft uw bedrijf te maken met een wisselend volume in uitgaande post? Denkt u bijvoorbeeld aan sectoren die onderhevig zijn aan bepaalde seizoenstrends of specifieke perioden van het jaar. In beide gevallen biedt het uitbesteden van uw postverwerking de perfecte oplossing. U hoeft zelf geen extra investeringen meer te doen voor uw postverwerking, uw postpartner ontzorgt uw bedrijf van het hele postverwerkingsproces.

Lagere foutmarge bij frankeren

Daarnaast is de kans op fouten bij het manuele postverwerkingsproces in uw bedrijf zeer groot. Grote postvolumes laten verwerken door uw werknemers, van sorteren tot frankeren, en dat tegen een strakke deadline, is vragen om een hoge foutmarge.

Wanneer u uw postverwerking uit handen geeft aan een ervaren postpartner, verlaagt deze marge beduidend en kan u er zelfs voor zorgen dat fouten in postverwerking verleden tijd zijn. Een professioneel postverwerkingsbedrijf staat er immers op om elk document of pakket zo efficiënt en snel mogelijk te verwerken en tot bij de ontvanger te krijgen.

uitbesteden-postverwerking-bedrijven

Meer focus op kernactiviteiten van uw bedrijf

Het opzetten van een interne postkamer vergt niet alleen de juiste infrastructuur en materialen, maar ook het nodige personeel. Een vrij dure aanpak voor het bemannen van een louter ondersteunende dienst binnen uw bedrijf, niet?

Het uitbesteden van uw uitgaande postverwerking kan ook hier de geschikte oplossing voor zijn. U hoeft niet meer te investeren in ondersteunend personeel, maar kunt uw resources gebruiken voor het uitvoeren van de kernactiviteiten van uw bedrijf.

Efficiënte postverwerking door expertise

Net omdat postverwerking niet meteen deel uitmaakt van uw core business, is het ook niet altijd mogelijk om voortdurend op de hoogte te blijven van nieuwigheden binnen de postsector. U voert uw manuele postverwerking uit zoals u dat altijd gedaan heeft, maar dat is misschien niet de meest efficiënte manier van werken. Of misschien botsten uw postverwerkers regelmatig op bepaalde problemen die maar niet opgelost raken?

In zee gaan met een professioneel postbedrijf die de uitgaande postverwerking van uw bedrijf van u overneemt, kan dan een goed idee zijn. Deze partner heeft immers heel wat expertise en kennis in huis om elk probleem omtrent het verwerken van uw post in no time het hoofd te bieden. Daarnaast houdt het bedrijf steeds de vinger aan de pols inzake innovaties in de postsector. U kunt uw bedrijfspost dus met een gerust hart overlaten aan de expert ter zake.

Gunstigere tarieven

Manuele postverwerking in uw postkamer gebeurt meestal aan de hand van een frankeermachine die alle uitgaande post frankeert voor verzending. Een dergelijke machine kost helaas niet alleen handenvol geld, maar frankeert ook steeds aan standaardtarieven en houdt hierbij geen rekening met het dagelijks postvolume. Of misschien maakt u reeds gebruik van de postverwerking van bpost, en betaalt u bijgevolg heel wat verwerkingskosten.

Uitbesteding van uw postverwerking aan een externe postpartner kan u ook op financieel vlak heel wat opbrengen. Uw post wordt in dat geval niet alleen gefrankeerd aan voordelige tarieven door het dagelijks te verwerken postvolume, u wordt in heel wat gevallen ook vrijgesteld van de verwerkingskosten 

Meer controle over budget

Tot slot willen we ook meegeven dat door het uitbesteden van uw uitgaande postverwerking u meer controle en inzicht heeft in uw maandelijkse postuitgaven. Uw postpartner voorziet immers elke maand een gedetailleerde factuur van alle verwerkte bedrijfspost en bijbehorende uitgaven. U kunt zelfs kiezen voor het opsplitsen van uw facturen in verschillende kostencenters, om zo een onderscheid te maken tussen de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf. Dit is niet alleen handig om een duidelijk overzicht te bewaren over uw budgetten, maar ook een goed hulpmiddel voor uw boekhouding.

Het uitbesteden van de postverwerking kan voor bedrijven dus heel wat voordelen betekenen en de efficiëntie van de interne werking bevorderen.

Wenst u meer te weten over het uitbesteden van uw postverwerking en welke mogelijkheden er beschikbaar zijn? Neem dan snel contact op met Easypost. Onze consultants geven u graag meer toelichting over de mogelijke oplossingen voor uw uitgaande bedrijfspost.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_83823151-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-08 18:27:212022-05-18 10:11:38WAAROM ALS BEDRIJF UW POSTVERWERKING UITBESTEDEN?
externe-postverwerking-bedrijven

WAT IS EXTERNE POSTVERWERKING VOOR BEDRIJVEN?

8 mei 2020/in blog /by Charles Boland

In tegenstelling tot wat u zou denken, krijgen in dit digitale tijdperk nog heel wat bedrijven te maken met traditionele postverwerking. Niet alle vormen van communicatie zijn namelijk even geschikt om via e-mail te verzenden. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen, aanmaningsbrieven, officiële documenten van een werkgever of direct mailings die niet verloren mogen gaan tussen allerlei andere mailtjes.

Nu is het zo dat er heel wat komt kijken bij het verwerken van al deze uitgaande bedrijfspost. Uw medewerkers moeten de uitgaande post verzamelen, sorteren, frankeren en versturen. Een tijdrovend proces dat een stuk efficiënter kant. Externe postverwerking biedt hiervoor de perfecte oplossing. In deze blog vertellen we u graag wat dit precies omvat en welke voordelen het u kan bieden.

Externe postverwerking voor bedrijven

Externe postverwerking voor bedrijven is eigenlijk niets meer dan uw uitgaande bedrijfspost uitbesteden aan een externe partner. U kunt daarbij kiezen tussen verschillende vormen van uitbesteding. Zo kunt u bijvoorbeeld opteren voor een ophaling van uw bedrijfspost. Het enige dat u in dit geval hoeft te doen, is uw uitgaande post verzamelen en in speciale postzakken klaarzetten voor ophaling door uw postpartner. U hoeft uw post dus niet meer te sorteren, frankeren en versturen, aangezien uw externe postverwerker dit voor u doet.

Daarnaast kunt u, afhankelijk van de dienstverlening van uw postpartner, ook kiezen voor een complete ontzorging van uw postverwerking. Dit proces verloopt in heel wat gevallen digitaal, waardoor u slechts een minimum aan tijd moet vrijmaken om uw uitgaande bedrijfspost te beheren. U verstuurt alle uitgaande post via een digitaal platform naar uw externe postpartner. Zij zorgen voor het afdrukken, onder omslag steken en frankeren. Tot slot breng uw postpartner alle verwerkte bedrijfspost tot bij de distributeur voor levering.

bedrijven-externe-postverwerking

Welke voordelen biedt externe postverwerking voor bedrijven?

Nu u weet wat externe postverwerking voor bedrijven juist inhoudt, is het natuurlijk ook interessant te weten welke voordelen het concreet kan bieden voor uw bedrijf. We haalden het eerste voordeel, tijdsbesparing, al even aan, maar willen hier nog even verder op ingaan. We zetten daarom alle voordelen kort voor u op een rijtje:

  • Efficiënter inzetten van tijd en personeel

Externe postverwerking geeft u de mogelijkheid om de kostbare tijd van uw personeel efficiënter in te plannen. Ze hoeven zich niet meer bezig te houden met de verschillende postverwerkingsprocedures, maar kunnen zich volledig toeleggen op het uitvoeren van hun eigen taken. Dit heeft zeker een impact op de productiviteit van uw bedrijf en kan gezien worden als een onrechtstreekse investering in de groei van uw onderneming.

  • Besparen op uitgaven

Naast tijdsbesparing heeft externe postverwerking voor bedrijven ook een stevige impact op de bedrijfsuitgaven. Postverwerking in eigen beheer uitvoeren betekent immers een grote kost. Zo moet u het nodige materiaal aanschaffen, waaronder een frankeermachine, enveloppen en inkt. En u moet ook instaan voor het onderhoud van de machines en het voorzien van het nodige frankeerkrediet. Daarnaast frankeert u uw uitgaande bedrijfspost aan standaardtarieven die geen rekening houden met volumekortingen.

Maakt u gebruik van externe postverwerking, dan geniet u wél van betere tarieven en verminderde uitgaven, want uw postpartner die voor zijn rekening. U betaalt enkel de maandelijkse factuur voor uw postverzending met gunstige frankeer- en verzendingskosten. 

  • Professionele ondersteuning van uw bedrijfspost

Een laatste belangrijk voordeel van externe postverwerking voor bedrijven is de mogelijkheid tot professionele ondersteuning bij uw postverwerking. Heeft u specifieke wensen inzake uitgaande bedrijfspost of bent u op zoek naar creatieve oplossingen voor uw postverwerking? Dan kan een externe postpartner de perfecte oplossing zijn. Deze beschikt immers over de nodige expertise en gaat steeds samen met u op zoek naar de meest efficiënte postverwerking voor uw bedrijf.

Wens je meer te weten over de verschillende mogelijkheden van externe postverwerking voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants adviseren u graag met de meest geschikte oplossing voor uw uitgaande bedrijfspost.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1517025863-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-08 15:54:152022-05-10 09:56:00WAT IS EXTERNE POSTVERWERKING VOOR BEDRIJVEN?
Indexatie bpost

WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?

8 mei 2020/in blog /by Charles Boland

Bedrijven maken steeds vaker gebruik van verschillende digitale functionaliteiten en dat is in hun postkamer zeker niet anders. Zo digitaliseren ze niet alleen binnenkomende bedrijfspost, maar ook uitgaande postverwerking kent grote veranderingen.

Opties variëren van volledig gedigitaliseerde bedrijfspost tot het digitaliseren van tijdrovende postverwerkingsprocessen voor uitgaande post. In deze blog geven we graag meer toelichting  over digitale postverwerking en hoe u ermee  kunt starten.

Waarom digitale postverwerking?

Ondanks de gigantische hoeveelheid e-mails die we dagelijks ontvangen, sturen veel bedrijven nog vaak klassieke post. Het gaat dan vooral over officiële documenten of berichten die de ontvanger zeker niet over het hoofd mag zien, zoals facturen, direct mailings, aanmaningsbrieven of officiële documenten van de werkgever aan de werknemer.

Helaas vraagt het verwerken en verzenden van deze uitgaande bedrijfspost heel wat kostbare tijd. Om dit verwerkingsproces niet alleen sneller maar ook efficiënter te laten verlopen, schakelen organisaties steeds vaker over naar een digitale postverwerking. Zo minimaliseren ze niet alleen hun administratie, wat de kans op menselijke fouten beduidend vermindert, maar ze sparen ook een pak tijd en geld uit. Bovendien biedt het uitbesteden van digitale postverwerking het bijkomende voordeel van persoonlijke ondersteuning tijdens het verwerkingsproces.

digitale-postverwerking

Hoe werkt digitale postverwerking?

Het overschakelen van traditionele postverwerking naar een digitale oplossing hoeft niet complex te zijn. Eerst en vooral gaat u op zoek naar een ervaren postpartner die actief is in digitale postverwerking. Bij EasyPost bieden we bijvoorbeeld EasyPost.Connect aan, een digitale oplossing die u de mogelijkheid biedt uw bedrijfspost in slechts enkele muisklikken te verzenden, zonder zelf voor het hele verwerkingsproces in te staan.

Vervolgens neemt u uw huidig postverwerkingproces onder handen. Maakt u gebruik van een frankeermachine? Dan hoeft u enkel de stekker eruit te trekken. Een aangekocht toestel kunt u opnieuw verkopen indien gewenst, de huur van een  leasingtoestel kunt u opzeggen bij uw leverancier.

Hetzelfde geldt voor postophaling volgens de formule van Collect&Send van bpost. Zo’n overeenkomst is altijd maandelijks opzegbaar via een aangetekende brief of een opzegmail. Daarna volgen natuurlijk de administratieve overeenkomsten en afspraken met uw nieuwe postpartner.

Hoe de digitale postverwerking zelf in zijn werk gaat, hangt natuurlijk af van de werkwijze van uw postpartner, maar meestal  gaat het als volgt:

  • U verzamelt en selecteert de te verzenden documenten
  • U bepaalt daarbij de lay-out van de verzending, inclusief enveloppen
  • U verzendt de documenten en voorkeuren via een beveiligd digitaal platform naar uw postpartner
  • Na goede ontvangst worden uw documenten in één flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd
  • Vervolgens levert uw postpartner de verwerkte bedrijfspost af bij bpost, die de brieven zal uitleveren aan de bestemmeling.

U hoeft dus niet langer zelf in te staan voor uw postverwerking, maar kunt vertrouwen op een veilige en efficiënte digitale postverwerking door een expert ter zake.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost.Connect voor u kan betekenen op vlak van digitale postverwerking? Neem dan snel contact op met ons! We bespreken graag met u de verschillende mogelijkheden om uw postverwerking te optimaliseren.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-08 15:36:302022-05-10 09:50:01WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?
nadelen-frankeermachine

DE NADELEN VAN EEN FRANKEERMACHINE

8 mei 2020/in blog /by Charles Boland

Met uitzondering van enkele kleine organisaties doen bedrijven tegenwoordig nog maar weinig aan manuele postverzending in een postkamer. Steeds vaker maken bedrijven gebruik van frankeermachines.

Deze toestellen kunnen tenslotte een groot volume brievenpost aan een snel tempo verwerken en frankeren. Maar er is ook een keerzijde aan de medaille, want frankeermachines hebben enkele niet te onderschatten nadelen. We zetten ze graag voor u op een rijtje, zo beschikt u over alle informatie om de beste keuze te maken voor uw postverwerking.

Stevig kostenplaatje

Een frankeermachine mag dan wel handig zijn om sneller bedrijfspost te verwerken, het kost ook veel geld. U staat immers niet alleen zelf in voor de aankoop of leasing van een dergelijk toestel, u moet ook het onderhoud, de inkt en ander materiaal bekostigen. Daarnaast wordt de betaling voor het frankeergeld uitgevoerd via een voorfinanciering, die telkens bijgevuld moet worden wanneer uw krediet op is.

Verlies van kostbare tijd

Een ander belangrijk nadeel van frankeermachines is dat ze niet volledig geautomatiseerd werken. Dit betekent dat u nog steeds personeel moet voorzien om de machine te bedienen en de post erdoor te halen. Dat heeft als gevolg dat de werknemer in kwestie heel wat kostbare tijd verliest. Tijd die efficiënter besteed kon worden aan taken die beter aansluiten bij uw core business.

nadelen-frankeermachine

Kans op fouten

Bij het bedienen van de frankeermachine kunnen er nog zaken verkeerd lopen. Zo kan het gebeuren dat een medewerker een heleboel brieven moet frankeren aan een bepaald tarief en achteraf vergeet om de machine correct af te sluiten. Dit betekent dat de volgende werknemer die brieven frankeert  dat misschien aan de verkeerde tarieven doet.

Geen volumekorting

Een gebrek aan flexibele  tarieven en volumekortingen is eveneens een groot minpunt aan het gebruik van een frankeermachine. Het maakt niet uit hoeveel post je dagelijks verwerkt en frankeert, er worden steeds dezelfde standaard tarieven aangerekend. U haalt er met andere woorden dus geen enkel financieel voordeel uit, wat bij een externe postpartner wel het geval is.

Risico op defecten 

Tot slot is er nog het risico op defecten en storingen die gepaard kunnen gaan met het gebruik van een frankeermachine. In geval van een defect aan uw machine, zal u alle postverzending noodgedwongen moeten stopzetten tot de storing is opgelost. Dit impliceert  een verstoorde bedrijfspost, wat grote gevolgen kan hebben indien het gaat om belangrijke officiële documenten, facturen of aanmaningsbrieven.

Neemt u liever geen enkele van deze risico’s, dan kan u steeds kiezen voor het gedeeltelijk of volledig uit handen geven van uw postverwerking. U geniet in dat geval van volumekortingen, specifieke tarieven en u hoeft geen enkele onderhoudskost meer zelf te financieren. Bovendien kunnen uw medewerkers zich volledig toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf zonder het verliezen van kostbare tijd.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost kan betekenen voor uw postverwerking? Neem dan snel contact op! We helpen u met veel plezier in het organiseren en optimaliseren van de meest efficiënte postverzending.

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/MobileSchool_duwmee-73-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-05-08 14:29:262022-05-10 09:47:43DE NADELEN VAN EEN FRANKEERMACHINE
ophaaluren-easypost

WAT MET DE OPHAALUREN BIJ EASYPOST?

8 april 2020/in blog /by Charles Boland

Bij EasyPost stellen we ons zo flexibel mogelijk op tegenover onze klanten. Zo ook wat onze ophaaluren betreft. Daarom vragen we onze klanten om ons een tijdslot op te geven van twee uur waarin onze chauffeur de post komt ophalen. Op die manier weten onze klanten perfect wanneer ze hun EasyPost chauffeur kunnen verwachten.

Dat is zowel handig voor de dagindeling van onze klanten als voor de routeplanning van onze chauffeurs. Beide partijen krijgen zo de kans om zo efficiënt mogelijk te werken.

Wat als een klant uitzonderlijk sluit? EasyPost probeert samen met de klant naar een oplossing te zoeken: aanpassing van de routes, een postbus waar de post in kan worden geplaatst, een afgesloten ruimte,… Wanneer één van deze oplossingen niet kan, proberen we die dag uitzonderlijk langs te komen binnen de gevraagde uren. Dit echter tegen een kleine meerkost.

Dankzij de flexibele dienstverlening van EasyPost hoeft u zich niet meer te schikken naar de standaard sluitingsuren van de bpost kantoren. Wij zorgen ervoor dat uw post geen vertraging oploopt. Hebt u nog andere vragen? Aarzel dan niet om ons te contacteren! 

Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/MobileSchool_duwmee-5-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:48:032022-05-10 09:40:30WAT MET DE OPHAALUREN BIJ EASYPOST?
efficiënte postverwerking

EEN FRANKEERMACHINE, HOE WERKT DAT NU JUIST?

8 april 2020/in blog /by Charles Boland

De post frankeren met een frankeermachine is een veel voorkomende manier van werken. Maar hoe gaat het precies in z’n werk? Is deze manier van werken nog steeds het efficiënt?

  1. U huurt of koopt een frankeermachine via een gecertificeerde verdeler.
  2. Afhankelijk van het ingeschatte volume post laadt u online het wekelijkse frankeertegoed op.
  3. Wanneer u uw post wilt frankeren geeft u het type zending aan: binnen- en buitenland, pakketten of aangetekende zendingen.
  4. De frankeermachine bepaalt het gewicht van de zending en het juiste tarief zodat u het zelf niet meer hoeft op te zoeken.
  5. U frankeert altijd met de datum van de dag waarop u verstuurt.
  6. U bezorgt uw gefrankeerde post aan uw postverdeler of laat het ophalen.

Overzicht verbruiksgegevens
Dankzij een frankeermachine is het makkelijker om uw verbruiksgegevens bij te houden. U ontvangt maandelijks een overzicht met de aantallen en soorten frankeringen. Hierdoor kunt u sneller schakelen en bijsturen waar nodig.

EasyPost versus Frankeermachine
Een frankeermachine is al een eerste stap in de richting van een efficiëntere postverwerking, maar het kan nog veel beter. Wanneer u uw uitgaande post toevertrouwt aan EasyPost geniet u naast kortingen op de zegel ook van operationele en financiële optimalisatie:

  • U hoeft uw post niet meer te frankeren, enkel klaar te leggen voor afhaling
  • Uw uitgaande post wordt dagelijks door EasyPost opgehaald op het afgesproken uur
  • EasyPost geeft extra korting om de zegel naargelang uw jaarlijks volume
  • Bovendien rekent EasyPost geen verwerkingskosten aan
  • U hoeft zich geen zorgen meer te maken om het onderhoud of de inkt van de frankeermachine
  • Er is geen voorfinanciering meer nodig. U ontvangt maandelijks een factuur
  • De facturatie geeft een gedetailleerd overzicht weer van uw dagelijkse zendingen
  • Op aanvraag kan EasyPost ook een overzicht per kostencenter bezorgen om de interne doorfacturatie eenvoudiger te laten verlopen. Benieuwd naar wat EasyPost voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek in om de verschillende voordelen te overlopen. Via een grondige evaluatie van uw huidige situatie onderzoeken wij hoe wij uw poststromen kunnen optimaliseren.
Neem vrijblijvend contact met ons op
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_601007444-1.jpg 667 1000 Charles Boland https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Charles Boland2020-04-08 16:42:512022-05-10 09:38:09EEN FRANKEERMACHINE, HOE WERKT DAT NU JUIST?
Page 1 of 3123

Recent posts

  • POSTTARIEVEN BUITENLAND: ALLES WAT U MOET WETEN OM EEN BRIEF NAAR HET BUITENLAND TE VERSTUREN
  • ALLES WAT U MOET WETEN: BRIEVEN FRANKEREN
  • WAAROM FRANKEERMACHINES EEN KOST ZIJN EN GEEN INVESTERING
  • UW FACTUREN VIA E-MAIL VERSTUREN: EFFICIËNT OF NIET MEER VAN DEZE TIJD?
  • HOE KAN IK ALS BEDRIJF FACTUURFRAUDE VERMIJDEN?
  • UW UITGAANDE POST EFFICIËNTER VERWERKEN IN 5 EENVOUDIGE STAPPEN
  • UW POSTVERWERKING VEREENVOUDIGEN EN OPTIMALISEREN
  • INDEXATIE BPOST IN 2022, WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR MIJN BUDGET?
  • DE VOORDELEN VAN EXTERNE POSTVERWERKING
  • COUVERTEERMACHINE: WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?

Tags

automatiseren besparen digitale post EasyPost EasyPost.Connect Postverwerking

Zoek

Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van alle nieuwtjes, ontwikkelingen en diensten dankzij de EasyPost-nieuwsbrief.

CONTACT

Zwijnaardsesteenweg 813
9000 Gent
+32 50 69 86 11
info@easypost.eu
BE 0463 006 734

ONZE DIENSTEN

EasyPost.Classic
EasyPost.Connect

OVER EASYPOST

Jobs

KLANTEN

Referenties
Gratis offerte aanvragen
Support
Klantenportaal

© EasyPost 2022
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Youtube
  • Instagram
  • Privacy policy
  • Cookie Policy
Scroll to top