• Bespaar nu met EasyPost
  • My account
  • Support
  • Jobs
  • België (NL)
    • Belgique (FR)
    • Belgium (EN)
    • France
  • België (NL) België (NL) België (NL) nl
  • Belgique (FR) Belgique (FR) Belgique (FR) fr
  • Belgium (EN) Belgium (EN) Belgium (EN) en
  • France France France fr-fr
Easypost
  • Diensten
  • Referenties
  • Over EasyPost
  • Blog
  • Contact
  • Offerte
  • Menu Menu
U bevindt zich hier: Home1 / EasyPrint

Berichten

digitale-postverwerking-hoe-starten

WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?

8 mei 2020/in blog /by Mia

Bedrijven maken steeds vaker gebruik van verschillende digitale functionaliteiten en dat is in hun postkamer zeker niet anders. Zo digitaliseren ze niet alleen binnenkomende bedrijfspost, maar ook uitgaande postverwerking kent grote veranderingen.

Opties variëren van volledig gedigitaliseerde bedrijfspost tot het digitaliseren van tijdrovende postverwerkingsprocessen voor uitgaande post. In deze blog geven we graag meer toelichting  over digitale postverwerking en hoe u ermee  kunt starten.

Waarom digitale postverwerking?

Ondanks de gigantische hoeveelheid e-mails die we dagelijks ontvangen, sturen veel bedrijven nog vaak klassieke post. Het gaat dan vooral over officiële documenten of berichten die de ontvanger zeker niet over het hoofd mag zien, zoals facturen, direct mailings, aanmaningsbrieven of officiële documenten van de werkgever aan de werknemer.

Helaas vraagt het verwerken en verzenden van deze uitgaande bedrijfspost heel wat kostbare tijd. Om dit verwerkingsproces niet alleen sneller maar ook efficiënter te laten verlopen, schakelen organisaties steeds vaker over naar een digitale postverwerking. Zo minimaliseren ze niet alleen hun administratie, wat de kans op menselijke fouten beduidend vermindert, maar ze sparen ook een pak tijd en geld uit. Bovendien biedt het uitbesteden van digitale postverwerking het bijkomende voordeel van persoonlijke ondersteuning tijdens het verwerkingsproces.

digitale-postverwerking

Hoe werkt digitale postverwerking?

Het overschakelen van traditionele postverwerking naar een digitale oplossing hoeft niet complex te zijn. Eerst en vooral gaat u op zoek naar een ervaren postpartner die actief is in digitale postverwerking. Bij EasyPost bieden we bijvoorbeeld EasyPrint aan, een digitale oplossing die u de mogelijkheid biedt uw bedrijfspost in slechts enkele muisklikken te verzenden, zonder zelf voor het hele verwerkingsproces in te staan.

Vervolgens neemt u uw huidig postverwerkingproces onder handen. Maakt u gebruik van een frankeermachine? Dan hoeft u enkel de stekker eruit te trekken. Een aangekocht toestel kunt u opnieuw verkopen indien gewenst, de huur van een  leasingtoestel kunt u opzeggen bij uw leverancier.

Hetzelfde geldt voor postophaling volgens de formule van Collect&Send van bpost. Zo’n overeenkomst is altijd maandelijks opzegbaar via een aangetekende brief of een opzegmail. Daarna volgen natuurlijk de administratieve overeenkomsten en afspraken met uw nieuwe postpartner.

Hoe de digitale postverwerking zelf in zijn werk gaat, hangt natuurlijk af van de werkwijze van uw postpartner, maar meestal  gaat het als volgt:

  • U verzamelt en selecteert de te verzenden documenten
  • U bepaalt daarbij de lay-out van de verzending, inclusief enveloppen
  • U verzendt de documenten en voorkeuren via een beveiligd digitaal platform naar uw postpartner
  • Na goede ontvangst worden uw documenten in één flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd
  • Vervolgens levert uw postpartner de verwerkte bedrijfspost af bij bpost, die de brieven zal uitleveren aan de bestemmeling.

U hoeft dus niet langer zelf in te staan voor uw postverwerking, maar kunt vertrouwen op een veilige en efficiënte digitale postverwerking door een expert ter zake.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost voor u kan betekenen op vlak van digitale postverwerking?Neem dan snel contact op met ons! We bespreken graag met u de verschillende mogelijkheden om uw postverwerking te optimaliseren.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-2.jpg 667 1000 Mia https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Mia2020-05-08 15:36:302020-07-08 16:47:04WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?
ophaaluren-easypost

WAT MET DE OPHAALUREN BIJ EASYPOST?

8 april 2020/in blog /by annelies.wuytack
 

Bij EasyPost stellen we ons zo flexibel mogelijk op tegenover onze klanten. Zo ook wat onze ophaaluren betreft. Daarom vragen we onze klanten om ons een tijdslot op te geven van twee uur waarin onze chauffeur de post komt ophalen. Op die manier weten onze klanten perfect wanneer ze hun EasyPost chauffeur kunnen verwachten.

Dat is zowel handig voor de dagindeling van onze klanten als voor de routeplanning van onze chauffeurs. Beide partijen krijgen zo de kans om zo efficiënt mogelijk te werken.

Wat als een klant uitzonderlijk sluit? EasyPost probeert samen met de klant naar een oplossing te zoeken: aanpassing van de routes, een postbus waar de post in kan worden geplaatst, een afgesloten ruimte,… Wanneer één van deze oplossingen niet kan, proberen we die dag uitzonderlijk langs te komen binnen de gevraagde uren. Dit echter tegen een kleine meerkost.

Dankzij de flexibele dienstverlening van EasyPost hoeft u zich niet meer te schikken naar de standaard sluitingsuren van de bpost kantoren. Wij zorgen ervoor dat uw post geen vertraging oploopt.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/MobileSchool_duwmee-5-1.jpg 667 1000 annelies.wuytack https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg annelies.wuytack2020-04-08 16:48:032020-06-17 22:49:25WAT MET DE OPHAALUREN BIJ EASYPOST?
efficiënte postverwerking

EEN FRANKEERMACHINE, HOE WERKT DAT NU JUIST?

8 april 2020/in blog /by annelies.wuytack

De post frankeren met een frankeermachine is een veel voorkomende manier van werken. Maar hoe gaat het precies in z’n werk? Is deze manier van werken nog steeds het efficiënt?

  1. U huurt of koopt een frankeermachine via een gecertificeerde verdeler.
  2. Afhankelijk van het ingeschatte volume post laadt u online het wekelijkse frankeertegoed op.
  3. Wanneer u uw post wilt frankeren geeft u het type zending aan: binnen- en buitenland, pakketten of aangetekende zendingen.
  4. De frankeermachine bepaalt het gewicht van de zending en het juiste tarief zodat u het zelf niet meer hoeft op te zoeken.
  5. U frankeert altijd met de datum van de dag waarop u verstuurt.
  6. U bezorgt uw gefrankeerde post aan uw postverdeler of laat het ophalen.


Overzicht verbruiksgegevens
Dankzij een frankeermachine is het makkelijker om uw verbruiksgegevens bij te houden. U ontvangt maandelijks een overzicht met de aantallen en soorten frankeringen. Hierdoor kunt u sneller schakelen en bijsturen waar nodig.

EasyPost versus Frankeermachine
Een frankeermachine is al een eerste stap in de richting van een efficiëntere postverwerking, maar het kan nog veel beter. Wanneer u uw uitgaande post toevertrouwt aan EasyPost geniet u naast kortingen op de zegel ook van operationele en financiële optimalisatie:

  • U hoeft uw post niet meer te frankeren, enkel klaar te leggen voor afhaling
  • Uw uitgaande post wordt dagelijks door EasyPost opgehaald op het afgesproken uur
  • EasyPost geeft extra korting om de zegel naargelang uw jaarlijks volume
  • Bovendien rekent EasyPost geen verwerkingskosten aan
  • U hoeft zich geen zorgen meer te maken om het onderhoud of de inkt van de frankeermachine
  • Er is geen voorfinanciering meer nodig. U ontvangt maandelijks een factuur
  • De facturatie geeft een gedetailleerd overzicht weer van uw dagelijkse zendingen
  • Op aanvraag kan EasyPost ook een overzicht per kostencenter bezorgen om de interne doorfacturatie eenvoudiger te laten verlopenBenieuwd naar wat EasyPost voor uw bedrijf kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek in om de verschillende voordelen te overlopen. Via een grondige evaluatie van uw huidige situatie onderzoeken wij hoe wij uw poststromen kunnen optimaliseren.
https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_601007444-1.jpg 667 1000 annelies.wuytack https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg annelies.wuytack2020-04-08 16:42:512020-06-17 23:57:21EEN FRANKEERMACHINE, HOE WERKT DAT NU JUIST?
bedrijfsprocessen-optimaliseren-tips

FRANKEERMACHINES: GROTE KOSTEN, WEINIG RESULTAAT

8 april 2020/3 Comments/in blog /by annelies.wuytack

Bedrijven hebben vaak heel wat uitgaande post te verwerken, denk bijvoorbeeld aan het versturen van facturen, aanmaningsbrieven, nieuwsbrieven, loonfiches of direct mails. Het verwerken van deze berg post is dan ook een langdurig en omslachtig proces. Een frankeermachine biedt al een hele verbetering tegenover het manuele plakken van een postzegel, maar is verre van de ideale oplossing voor de uitgaande postverwerking van uw bedrijf. Het kan er zelfs voor zorgen dat die postverwerking helemaal stil komt te vallen. We lichten het u even verder toe.

Werking frankeermachine
Laten we beginnen bij het begin: hoe gebruikt u zo’n frankeermachine nu juist? Wel, u heeft steeds de keuze om een frankeermachine aan te kopen of te huren bij een gecertificeerde verdeler. Eens u de machine in uw bezit heeft, kan u ermee aan de slag. Afhankelijk van het volume van uw uitgaande post, laadt u maandelijks een frankeertegoed op. Op het moment dat u uw post verzendklaar wil maken, geeft u in de frankeermachine aan over welk type post het gaat (bijvoorbeeld aangetekende zendingen, binnenlandse post, internationale post of pakketpost) zodat de machine het juiste bedrag frankeert. De frankeermachine weegt vervolgens uw zending en bepaalt op basis van al deze informatie over welk standaardtarief het gaat. Na het frankeren bezorgt u de uitgaande post aan uw postverdeler.

grote kosten-frankeermachine

Verlies van kostbare tijd
U kan zich dus wel inbeelden dat het voorbereiden van uw uitgaande post een tijdrovende taak is, zelfs met de hulp van een frankeermachine. Het is dan wel een sneller proces dan het manuele postzegels kleven, maar u moet nog steeds medewerkers voorzien om alle poststukken door de frankeermachine te laten behandelen en te frankeren. De tijd die uw werknemers nodig hebben om de postverzending klaar te maken, gaat steeds ten koste van andere taken die meer met uw core business te maken hebben.

Daarnaast bent u volledig afhankelijk van de frankeermachine om uw post te verzenden. In geval van een technisch probleem met de machine kan u dus geen post meer frankeren noch verzenden. U moet wachten op technische hulp, met als gevolg dat belangrijke post als facturen en aanmaningen niet tijdig de deur uit kunnen.

Een hoog kostenplaatje
Het grootste minpunt bij het gebruiken van een frankeermachine om uw post te verwerken, is de hoge kosten die aan het toestel verbonden zijn. Een frankeermachine aankopen of zelfs huren kost al gauw een stevige duit. Daar moet u eveneens de jaarlijkse kost van een onderhoudscontract bij rekenen, net als de aankoop van de nodige inktpatronen en etiketten. Op de koop toe rekenen sommige leveranciers een extra kost aan wanneer u te vaak per maand frankeertegoed op de frankeermachine oplaadt. Tel deze verborgen kosten samen en dan komt u toch aan een erg grote uitgave. Niet alle bedrijven beschikken over dergelijk budget waardoor ze op zoek moeten naar een andere oplossing voor hun postverwerking. Zeker omdat er ook nog de ‘menselijke’ kost moet bijgeteld worden, want naast de kosten van de frankering en de machine zelf, moet ook het loon van het verwerkend personeel betaald worden.

Daarnaast werkt een frankeermachine met standaard posttarieven waarbij geen rekening gehouden wordt met het volume van uw uitgaande post. Dit betekent dat u met zo’n machine niet kan genieten van specifieke kortingen of volumevoordelen. Bovendien kunnen er ook menselijke fouten gebeuren in het proces. Het komt geregeld voor dat de frankerings-instellingen van de vorige zending niet worden aangepast naar de nieuwe zending, en dat er of te veel (onnodige meerkost) of te weinig (grote kans op terugkerende post, dus zowel tijdsverlies als extra kosten) gefrankeerd wordt.

Het aankopen of huren van een frankeermachine kan op het eerste zicht een goede investering lijken, maar biedt eigenlijk weinig meerwaarde aan een veel te hoge prijs. Het uitbesteden van uw postverwerking kan in dat geval een mooi alternatief zijn. Geen verborgen hoge kosten meer en een volledige ontzorging van uw postverwerking waardoor uw medewerkers geen kostbare tijd meer verliezen. Zo kunnen ze zich concentreren op de kernactiviteiten van uw onderneming met een verhoging van de productiviteit als kers op de taart.

Benieuwd naar hoe Easypost uw postverwerking kan ontzorgen? Neem dan snel contact met ons op voor een aanpak op maat!

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_459788632-2.jpg 667 1000 annelies.wuytack https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg annelies.wuytack2020-04-08 16:40:182020-06-18 00:26:30FRANKEERMACHINES: GROTE KOSTEN, WEINIG RESULTAAT
betrouwbare-postbedeling

DE WAARDE VAN BETROUWBARE POSTBEDELING

8 april 2020/in blog /by annelies.wuytack
 

Door de huidige digitalisering en termen als GDPR zijn we ons steeds meer bewust van hoe vaak we vertrouwelijke gegevens toevertrouwen aan derde partijen. Denkt u maar aan uw e-mailadres, naam, geboortedatum of postadres wanneer u bijvoorbeeld een document wil downloaden of raadplegen. 

Nu, privacy en het beschermen van persoonlijke en vertrouwelijke gegevens is niet alleen een belangrijk aspect in de digitale wereld, maar ook binnen postverwerking en -bedeling. Wanneer u kiest voor het outsourcen van uw postverwerking, vertrouwt u uw bedrijfspost immers toe aan een externe postpartner. Het is dan ook belangrijk dat u rekening houdt met enkele belangrijke aandachtspunten omtrent betrouwbare postbedeling. We sommen ze graag even voor u op zodat u zeker de meest geschikte outsourcingspartner kiest. 

GARANTIE VAN DOCUMENTEN-INTEGRITEIT

Wanneer u op zoek gaat naar een externe partner om uw bedrijfspost te verwerken en te bedelen, is het belangrijk dat deze u garantie biedt in documentenintegriteit. Het betrouwbaar omspringen met vertrouwelijke documenten is een absolute must bij om het even welke postoplossing u kiest. Of het nu gaat om het zorgen voor de correcte omslagen, vignetten, postzakken of het voorzien van een betrouwbaar klantenportaal, uw privacy moet steeds als topprioriteit behandeld worden. 

Om ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke gegevens ook tijdens digitale postoplossingen beschermd blijven, maken postbedrijven gebruik van goed beveiligde systemen. Zo kozen wij bij Easypost bijvoorbeeld voor een sterk beveiligd platform waar u uw documenten naartoe kan sturen zodat wij ze voor u kan afdrukken en verwerken. U hoeft zich geen zorgen te maken dat vertrouwelijke informatie plots voor onze medewerkers openbaar wordt want het gehele proces gebeurt in-line. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van uw zendingen.

Ook wanneer u gebruik maakt van digitale aangetekende zendingen, zullen uw persoonlijke gegevens beschermd blijven. Er wordt immers steeds gebruik gemaakt van beveiligde systemen met authenticatie van de afzender en het verzendingsproces verloopt steeds op een transparante manier.

betrouwbare-postbedeling

TRANSPARANTE INFORMATIE OVER UW VERZONDEN BEDRIJFSPOST

Het is niet alleen belangrijk dat persoonlijke gegevens steeds goed beschermd zijn, maar ook dat u te allen tijde op de hoogte bent van de hoeveelheid verzonden bedrijfspost, de status van verzending bij aangetekende zendingen of postpakketten en dergelijke. U kiest daarom best voor een professionele postpartner die een transparant postverwerkingsproces garandeert bijvoorbeeld aan de hand van een goed uitgebouwd klantenportaal. Sommige postbedrijven, zoals Easypost, bieden een klantenportaal aan waarbij u de mogelijkheid heeft om tot 10 jaar na datum de afgiftebewijzen van uw digitale aangetekende zendingen te raadplegen of de status van uw postpakket te controleren. Zo’n klantenportaal voldoet ook aan de huidige GDPR-wetgeving en is gecodeerd met een specifieke beveiligingssleutel waarmee u moet inloggen. Zo bent u zeker dat enkel u aan uw verzendingsgegevens kan.

BEHOUD VAN CONTROLE OVER UW BEDRIJFSPOST EN BIJBEHORENDE UITGAVEN

Een derde aandachtspunt omtrent betrouwbare postbedeling is het behoud van controle over uw postverzending en de bijbehorende uitgaven. We haalden daarnet al even aan dat heel wat externe postpartners werken met een specifiek beveiligd klantenportaal om u op de hoogte te houden van de postverwerking en -bedeling. Het portaal wordt ook gebruikt om u een stand van zaken te geven over de hoeveelheid maandelijkse bedrijfspost en bijbehorende facturatie. U kan in zo’n klantenportaal uw gedetailleerde facturen raadplegen en in sommige gevallen zelfs laten opsplitsen per departement. Zo behoudt u voortdurend een overzicht van en de controle over uw verschillende postuitgaven. Een transparante manier van communiceren hoort immers bij een betrouwbare postservice.

Natuurlijk dragen zaken als de expertise en ervaring van uw postpartner en stiptheid ook bij aan de waarde van een betrouwbare postbedeling, maar bescherming van uw vertrouwelijke gegevens is een absolute topprioriteit.

Wenst u meer informatie over onze betrouwbare postoplossingen en service? Neem dan snel contact op met ons. We geven u graag meer toelichting bij de professionele werking van ons postbedrijf.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_691212949-1.jpg 667 1000 annelies.wuytack https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg annelies.wuytack2020-04-08 14:09:322020-06-18 09:28:54DE WAARDE VAN BETROUWBARE POSTBEDELING
postverwerking-versnellen-easypost

POSTVERWERKING VERSNELLEN DANKZIJ EASYPOST

12 maart 2020/in blog /by Alessandro

Verstuurt uw bedrijf ook nog altijd veel fysieke post? Dan kent u ongetwijfeld de nadelen van postverwerking in eigen beheer:: hoge kosten voor apparatuur en personeel én het verliezen van kostbare tijd en energie. Dit laatste heeft vooral te maken met het omslachtige proces om de post verzendklaar te maken. U moet tenslotte alles afdrukken, vouwen, voorzien van een omslag, frankeren en wegbrengen.

Om u te helpen bij het versnellen van uw postverwerking, ontwikkelde EasyPost enkele interessante oplossingen. Zo kunt u beter uw budgetten beter beheren, maar ook uw personeel beter inzetten, zodat ze hun tijd kunnen investeren in de kerntaken van uw onderneming. In deze blog geven we u graag wat meer informatie over de verschillende diensten van EasyPost die u kunnen helpen bij het versnellen van uw postverwerking. Van postophaling tot het volledig uit handen nemen en digitaliseren van uw uitgaande post met EasyPrint.

Postophaling en -verwerking door EasyPost

De specialiteit van EasyPost is het ophalen van uitgaande post bij bedrijven. U hoeft enkel de uitgaande post af te drukken, te verzamelen en klaar te zetten voor ophaling. EasyPost neemt de rest van het postverwerkingsproces over Dit houdt het ophalen, frankeren en klaarmaken voor verzending in. Nadat we uw post verzendklaar hebben gemaakt, leveren we alles af bij bpost voor de uitlevering.

EasyPrint: kwalitatieve postverwerking in één flow

Wanneer u verkiest om uw postverwerking volledig uit handen te geven, bieden wij met EasyPrint de ideale oplossing. U hoeft enkel uw uitgaande bedrijfspost te voorzien van de juiste lay-out en via een beveiligd digitaal platform naar ons door te sturen. Wij zorgen voor het afdrukken, het verwerken en de verzending ervan. Uw post wordt met andere woorden in één versnelde flow verwerkt en verzonden.

Met EasyPrint bespaart u dus heel wat tijd, aangezien uw medewerkers zich niet langer bezig moeten houden met het afdrukken, onder omslag steken en het frankeren van alle uitgaande post. Ze kunnen zich concentreren op de echt belangrijke taken van uw bedrijf. Een grote winst in efficiëntie, zeker wanneer u op dagelijkse basis heel wat facturen te verzenden heeft. Een interessant extra voordeel is dat u ook aanzienlijk bespaart. Dankzij de grote volumes die EasyPost dagelijks verwerkt, kunnen wij zeer scherpe print- en verzendtarieven aanbieden.

Wenst u meer te weten over EasyPrint of de andere diensten van EasyPost? Of bent u overtuigd dat EasyPost u kan helpen bij het versnellen van uw postverwerking en wil u graag meteen starten? Neem dan snel contact met ons op! Onze consultants bekijken graag samen met u de beste oplossing voor uw uitgaande bedrijfspost.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/03/Easypost_156790661.jpg 667 1000 Alessandro https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg Alessandro2020-03-12 15:16:242020-07-08 15:39:21POSTVERWERKING VERSNELLEN DANKZIJ EASYPOST
bedrijfsprocessen-optimaliseren-tips

5 TIPS OM UW BEDRIJFSPROCESSEN TE OPTIMALISEREN

13 februari 2020/in blog /by sonjaDB

Het verwerken en verzenden van bedrijfspost is een arbeidsintensieve maar belangrijke taak binnen een bedrijf. Uw medewerkers moeten niet alleen alle documenten verzamelen, ze moeten ze ook op een correcte manier verzendklaar maken. Dit omvat onder meer het afdrukken, onder omslag steken en frankeren.

Daarnaast moeten uw werknemers er ook op toezien dat uw bedrijfspost tijdig bij de bestemmeling aankomt . Dit is vooral belangrijk bij het verzenden van facturen en aanmaningen. Want hoe sneller de documenten bij de klant raken, hoe sneller u betaald wordt.

Het is dan ook belangrijk dat u de verschillende stappen van uw postverwerking goed op elkaar afstemt en verbetert waar nodig. In deze blog geven we u graag 5 tips mee om de postprocessen binnen uw bedrijf te optimaliseren.

1. Gebruik gepersonaliseerde documenten 

De eerste tip gaat niet zozeer over een bepaald proces binnen uw postverwerking, maar heeft te maken met de manier waarop u documenten naar klanten verstuurd. Door steeds gebruik te maken van gepersonaliseerde documenten, dit wil zeggen documenten die in lijn liggen met uw specifieke huisstijl, vergroot u de betrokkenheid van uw bedrijfspost. Klanten zullen deze professionele aanpak positief onthalen en uw post als betrouwbaar en correct beschouwen . Dit heeft als gevolg dat ze in heel wat gevallen sneller actie zullen ondernemen, zoals het correct en tijdig betalen van uw facturen. En ze zullen tevreden zijn over de manier waarop u hen benadert en ze blijven klant.

2. Bescherm de privacy van uw documenten

Heel wat bedrijven maken nog altijd gebruik van klassieke postverzending voor het versturen van officiële documenten, facturen, betalingsaanmaningen, enzovoort. De inhoud van deze documenten kan gevoelig zijn en verdient een zekere privacy. Voor uw postprocessen kiest u dan ook best voor een werkwijze die de privacy van uw bedrijfspost garandeert. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van digitale oplossingen, zoals het uploaden van documenten op een beveiligd platform, .dit zorgt ervoor dat geen enkele medewerker toegang heeft tot de inhoud van de te verzenden documenten.

3. Kies een oplossing met traceermogelijkheden

We hoeven u waarschijnlijk niet te vertellen hoe makkelijk post verloren kan gaan, zeker wanneer u de post manueel verwerkt. De te verzenden post wordt bijvoorbeeld niet correct verzameld, blijft ergens liggen of wordt niet correct gefrankeerd. Wanneer u uw postverwerkingsprocessen wil optimaliseren, is dit dus een belangrijk aandachtspunt.

Gelukkig bestaan er postverwerkingssystemen waarbij u de mogelijkheid heeft om uw verzonden bedrijfspost te traceren. Zo bent u altijd op de hoogte van de status van uw brieven en pakketten.

4. Besteed taken uit en bespaar kosten

Tenzij u, net zoals Easypost, werkzaam bent in de postsector, zijn postbeheerprocessen geen prioriteit binnen uw bedrijf. Helaas vormen ze wel een grote kost en kruipt er heel wat tijd in die postverwerking. Het kan daarom interessanter zijn om uw postverwerking en -verzending uit handen te geven aan een ervaren partner.

Zo’n postpartner zal niet u niet enkel de kosten voor materiaal, machines en werkkracht besparen, maar kan ook heel wat financiële voordelen bieden. Een professioneel postverwerkingsbedrijf werkt namelijk voor verschillende ondernemingen en kan op die manier gunstige print- en verzendtarieven aanbieden.

Daarnaast krijgen uw medewerkers de kans om zich te concentreren op hun kerntaken in plaats van in de postkamer te vertoeven .

5. Beheer uw postproces met één enkele muisklik

Uw bedrijfspost verwerken en verzendklaar maken is dus zoals gezegd een heuse opdracht. Bovendien is de kans ook groot dat er in de loop van dit proces iets misloopt. Het is daarom een voordeel als uw postbeheerprocessen in één vlotte flow kunnen worden uitgevoerd. Een externe postpartner, zoals Easypost, biedt deze mogelijkheid aan: een geautomatiseerd systeem waarbij u enkel de te verzenden post digitaal naar het bedrijf stuurt. De rest van de postverwerking (printen, onder omslag steken, sorteren, …) wordt door de postpartner uitgevoerd in één vlotte beweging. Makkelijker kan haast niet!

Wenst u graag meer informatie over hoe Easypost u kan helpen bij het optimaliseren van uw postbeheerprocessen? Neem dan snel contact op. Onze consultants adviseren u met plezier over de verschillende mogelijkheden zoals EasyPrint, onze totaaloplossing voor de verwerking van uw bedrijfspost. 

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/04/Easypost_459788632-2.jpg 667 1000 sonjaDB https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg sonjaDB2020-02-13 10:19:002020-07-09 11:00:255 TIPS OM UW BEDRIJFSPROCESSEN TE OPTIMALISEREN
facturen-afdrukken-verzenden-easyprint

FACTUREN AFDRUKKEN EN VERZENDEN IN ÉÉN BEWEGING MET EASYPRINT

13 februari 2020/1 Comment/in blog /by sonjaDB

We leven in een tijdperk waar de meeste communicatie digitaal gebeurt. Zo sturen bedrijven dagelijks verschillende e-mails rond naar medewerkers, partners en klanten. Nu, niet alle communicatie is even geschikt om digitaal te versturen. Denk bijvoorbeeld aan facturen, officiële documenten, boetes of aanmaningsbrieven die door financiële instanties, incassobedrijven of de politie verstuurd worden. Deze documenten worden daarom nog het vaakst per klassieke post verstuurd.

Helaas kost deze traditionele en manuele verzending van dergelijke documenten heel wat tijd en geld. Van het afdrukken tot het volledig verzendklaar maken van de facturen en officiële documenten. Om bedrijven en instanties te helpen bij deze tijdrovende taak ontwikkelden we EasyPrint, een totaaloplossing voor de verwerking en verzending van bijvoorbeeld facturen. In deze blog leggen we uit hoe u met EasyPrint in één beweging al uw te verzenden facturen kan afdrukken en verzenden.

 

HOE EASYPRINT JUIST WERKT?

Omdat we weten dat het verzenden van facturen en andere officiële communicatie een omslachtig proces is, wilden we een totaaloplossing voor postverwerking en -verzending bedenken. EasyPrint neemt dan ook het hele verzendingsproces van u over. Het enige wat u hoeft te doen is de te verzenden documenten digitaal aan ons bezorgen, Easypost doet de rest. Het postverwerkingsproces ziet er met EasyPrint uit als volgt:

  • Stap 1: u selecteert de documenten die u wenst te versturen.
  • Stap 2: u bepaalt daarbij zelf de lay-out van de documenten en enveloppen. Verandert uw bedrijf na verloop van tijd van huisstijl? Geen probleem, u doet zelf de nodige aanpassingen aan uw huidige lay-out en interne systemen. Vervolgens stuurt u ons het eindresultaat digitaal door voor verwerking.
  • Stap 3: Easypost ontvangt deze documenten in een digitale, beveiligde omgeving
  • Stap 4: de documenten worden stuk voor stuk afgedrukt, voorzien van een omslag en gefrankeerd.
  • Stap 5: Easypost bezorgt de verwerkte post aan onze provider, bpost
  • Stap 6: Deze zal uw post verder verdelen via zijn netwerk
  • Stap 7: Uw post komt toe op de juiste bestemming

Uw facturen en officiële communicatie wordt dus in één vlotte flow verwerkt en tot bij de ontvangen gebracht. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken om de postverwerking van uw facturatie, met EasyPrint nemen wij dit helemaal van u over.

DE VOORDELEN VAN EASYPRINT

Door een efficiënte en snelle verwerking van uw facturen biedt EasyPrint uw bedrijf ook heel wat voordelen:

BETERE BESTEDING VAN TIJD EN FOCUS

Omdat we met EasyPrint het afdrukken en verwerken van officiële documenten en facturen voor onze rekening nemen, bespaart uw bedrijf of kantoor heel wat kostbare tijd. Uw werknemers kunnen zich focussen op belangrijke taken die tot uw core business behoren.

KOSTENBESPARING

Daarnaast bespaart u heel wat kosten uit die gepaard gaan met de postverwerking van uw facturatie zoals bijvoorbeeld de printkosten, kosten aan omslagen, postverwerkingsmachines, enzovoort. Bovendien kunnen we bij Easypost u een gunstiger print- en verzendtarief aanrekenen omdat we dagelijks grote volumes aan post verwerken voor verschillende klanten.

PRIVACY GEGARANDEERD

Omdat we privacy hoog in het vaandel houden, willen we bovendien benadrukken dat we inzake GDPR volledig conform zijn aan de wetgeving. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van de te verzenden facturen en documenten.

DE NODIGE ONDERSTEUNING

Easypost geeft uw bedrijf 7 dagen op 7 de nodige ondersteuning in verband met uw postverzending, u beschikt zelfs over een eigen geëngageerde Easypost medewerker. Daarnaast kan u steeds onze supportpagina op de website raadplegen inzake de meest voorkomende vragen.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPrint voor uw bedrijf of kantoor kan betekenen? Neem dan snel contact op met EasyPost. Onze consultants geven u graag het nodige advies om uw facturen op een snellere en efficiëntere manier te verzenden.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_147671011-2.jpg 667 1000 sonjaDB https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg sonjaDB2020-02-13 10:19:002020-06-18 10:30:08FACTUREN AFDRUKKEN EN VERZENDEN IN ÉÉN BEWEGING MET EASYPRINT
postbeheer-goedkoper-easypost

POSTBEHEER GOEDKOPER MAKEN DANKZIJ EASYPRINT

12 februari 2020/in blog /by sonjaDB
Postbeheer is niet meteen het belangrijkste luik binnen een bedrijf, maar het speelt wel een essentiële rol in uw dagelijkse activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van de nodige facturen en betalingsherinneringen, direct mailings en het verzenden van officiële documenten voor uw werknemers. Een goed postbeheer is dan ook geen overbodige luxe.

Helaas vereist een goed postbeheer de nodige investering in tijd en geld, zeker als u dit binnenshuis wil organiseren. Het uitbesteden van uw postbeheer aan een ervaren partner zoals Easypost kan dan een goedkopere en efficiëntere oplossing zijn. Naast onze voordelige service van postophaling en -verwerking bieden we ook een totale ontzorging van uw postbeheer onder de naam EasyPrint.

WAT IS EASYPRINT EN HOE WERKT HET?

Met EasyPrint geniet u van een volledige ontzorging van uw postbeheer. Het enige dat u hoeft te doen is de te verzenden documenten digitaal naar ons versturen via een beveiligd platform. Het afdrukken, sorteren, van een omslag voorzien, frankeren en verzenden doen wij voor u. We leggen kort even de werking van EasyPrint uit:

  1. U selecteert de documenten die u wil verzenden.
  2. Bepaal zelf de lay-out van de documenten en bijhorende enveloppen.
  3. Easypost zal uw documenten ontvangen in een beveiligd platform. Dit gebeurt steeds in-line met andere woorden niemand zal de inhoud van uw documenten kunnen raadplegen. Uw privacy is dus steeds gegarandeerd.
  4. Alle documenten worden in één flow afgedrukt, onder omslag gestoken en gefrankeerd.
  5. Uw verwerkte bedrijfspost zal door Easypost bezorgd worden aan onze provider die zorgt voor een vlotte verdeling en bezorging.

Nu, EasyPrint is niet enkel een handige oplossing voor het optimaliseren van uw bedrijfspost, het zorgt ook voor een stevige besparing in uw bedrijfsuitgaven.

KOSTENBESPAREND POSTBEHEER

Postbeheer is nu eenmaal een kostelijke activiteit binnen uw bedrijf. Denk maar aan het aankopen van papier, omslagen, inkt, printers, dure frankeermachines en de veelvuldige tripjes naar het postkantoor.

Gelukkig kan u met de postverwerking- en ophalingsdiensten van Easypost al een heel stuk besparen op deze kosten, maar met EasyPrint gaan we nog een stukje verder. Vergeet die vervelende printkosten, u hoeft geen inkt en papier meer te verspillen aan uw bedrijfspost. Sterker nog, u geniet zelfs van gunstige tarieven. Want door de grote volumes aan bedrijfspost die we voor verschillende bedrijven verwerken, kunnen we u eveneens goedkopere print- en verzendtarieven aanbieden.

EFFICIËNTER GEBRUIK VAN PERSONEEL EN BEDRIJFSUITGAVEN

Nu, voordelige tarieven en besparing op materiaal zijn niet de enige voordelen die EasyPrint te bieden heeft. Door uw postbeheer volledig uit te besteden aan een ervaren postpartner kan u uw personeel inzetten voor taken die behoren tot uw kernactiviteiten. Dit geldt overigens ook voor het uitgespaarde budget van uw postbeheer. Om in de toekomst te blijven groeien, zijn steeds de nodige investeringen nodig. Een efficiënter beheer van uw bedrijfsuitgaven is alvast een goede start.

Wenst u graag meer informatie over hoe EasyPost uw postbeheer goedkoper kan maken? Of wil u weten wat we concreet kan betekenen voor uw onderneming?Neem dan snel contact op met ons! Onze medewerkers staan u graag bij met het nodige advies.

https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/05/Easypost_1647458758-1.jpg 667 1000 sonjaDB https://www.easypost.eu/wp-content/uploads/2020/02/easypost-logo-01-1.svg sonjaDB2020-02-12 09:19:002020-06-18 10:33:26POSTBEHEER GOEDKOPER MAKEN DANKZIJ EASYPRINT

Recent posts

  • INDEXATIE BPOST IN 2021, WAT ZIJN DE GEVOLGEN VOOR MIJN BUDGET?
  • DE VOORDELEN VAN EXTERNE POSTVERWERKING
  • COUVERTEERMACHINE: WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?
  • WAT ZIJN DE NADELEN VAN EEN COUVERTEERMACHINE?
  • WAAROM ALS BEDRIJF UW POSTVERWERKING UITBESTEDEN?
  • WAT IS EXTERNE POSTVERWERKING VOOR BEDRIJVEN?
  • WAT IS DIGITALE POSTVERWERKING EN HOE BEGIN JE ERMEE?
  • DE NADELEN VAN EEN FRANKEERMACHINE
  • WAT MET DE OPHAALUREN BIJ EASYPOST?
  • EEN FRANKEERMACHINE, HOE WERKT DAT NU JUIST?

Tags

automatiseren besparen digitale post EasyPost EasyPrint Postverwerking

Zoek

Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van alle nieuwtjes, ontwikkelingen en diensten dankzij de EasyPost-nieuwsbrief.

CONTACT

Zwijnaardsesteenweg 813
9000 Gent
+32 50 69 86 11
info@easypost.eu
BE 0463 006 734

ONZE DIENSTEN

EasyPost
EasyPrint

OVER EASYPOST

Jobs

KLANTEN

Referenties
Gratis offerte aanvragen
Support
Klantenportaal

© EasyPost 2021
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Youtube
  • Instagram
  • Privacy Policy
  • Algemene voorwaarden
  • Gegevensverwerking EasyPost
  • Gegevensverwerking EasyPrint
Scroll to top