Bedrijven die nog altijd traditionele postverzending gebruiken voor bijvoorbeeld facturen, officiële documenten, aanmaningsbrieven en direct mailings, beschikken over een uitgeruste postkamer. Voor het verwerken van zo’n berg dagelijkse post hebben ze immers allerlei machines nodig, zo ook de couverteermachine of omslagvulmachine. Deze machines mogen dan wel het manuele postverwerkingsproces een tikje versnellen, ze bezitten ook heel wat minpunten. In deze blog geven we u graag een overzicht van de verschillende nadelen van een couverteermachine en vertellen we u hoe u deze valkuilen kunt vermijden.

Risico op fouten en defecten

De couverteermachine kan een handig hulpmiddel zijn voor het verwerken van uw bedrijfspost, maar zorgt eveneens voor een vergroot risico op fouten. De machine wordt steeds bediend door een werknemer die verantwoordelijk is voor het correct instellen en vullen van de machine. Een menselijke fout is snel gemaakt, maar kan ernstige gevolgen hebben voor de werking van de machine.

Bovendien is er altijd kans op storingen of defecten van de omslagvulmachine, wat de flow van uw dagelijkse postverwerking ernstig kan verstoren of vertragen. Dit heeft dan ook een rechtstreekse impact op uw postverzending omdat brieven niet tijdig kunnen verzonden worden.

Verhoogde kosten

Natuurlijk komen er ook heel wat kosten kijken bij het gebruik van een couverteermachine. U staat immers niet alleen in voor de aankoop van de machine, maar ook het onderhoud en de nodige herstellingen drijven het kostenplaatje van uw postverwerking op. Op de koop toe beschikken niet alle omslagvulmachines over de optie om brieven te vouwen, en moet u dus ook een vouwmachine aankopen of de nodige werkkrachten voorzien om alle uitgaande bedrijfspost manueel te vouwen. Tot slot heeft u ook de nodige enveloppen nodig, iets wat ook een extra kost met zich meebrengt. Als u een berekening maakt van deze extra voorzieningen, dan komt u al snel op een aardige som voor het onder omslag steken van uw dagelijkse post. 

Ook willen we u erop wijzen dat na het couverteren van alle brieven, u deze ook nog dient te frankeren met uw frankeermachine. Dit betekent opnieuw een stevige hap uit uw postbudget.  

Verlies van kostbare werkuren

Helaas werken couverteermachines niet volledig automatisch en moeten ze bediend worden door een werknemer. Het is een tijdrovende job om telkens de machine op de juiste instellingen klaar te zetten, een oogje in het zeil houden voor mogelijke storingen en het aan- en afvoeren van alle bedrijfspost. Het verlies van kostbare werktijd kan een negatieve impact hebben op de efficiëntie en bijgevolg de groei van uw bedrijf. 

De oplossing? Het uitbesteden van uw postverwerking aan een ervaren postpartner. U vermijdt niet alleen bovenstaande nadelen, maar betaalt maandelijks een vast bedrag en geniet van verschillende financiële en organisatorische voordelen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw postverwerking en kunt focussen op uw core business.

Nieuwsgierig naar wat het uitbesteden van uw postverwerking kan betekenen voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met Easypost! We bekijken samen met u de verschillende mogelijkheden voor een efficiënte en zorgeloze verzending van uw dagelijkse bedrijfspost.

In tegenstelling tot wat u zou denken, krijgen in dit digitale tijdperk nog heel wat bedrijven te maken met traditionele postverwerking. Niet alle vormen van communicatie zijn namelijk even geschikt om via e-mail te verzenden. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen, aanmaningsbrieven, officiële documenten van een werkgever of direct mailings die niet verloren mogen gaan tussen allerlei andere mailtjes.

Nu is het zo dat er heel wat komt kijken bij het verwerken van al deze uitgaande bedrijfspost. Uw medewerkers moeten de uitgaande post verzamelen, sorteren, frankeren en versturen. Een tijdrovend proces dat een stuk efficiënter kant. Externe postverwerking biedt hiervoor de perfecte oplossing. In deze blog vertellen we u graag wat dit precies omvat en welke voordelen het u kan bieden.

Externe postverwerking voor bedrijven

Externe postverwerking voor bedrijven is eigenlijk niets meer dan uw uitgaande bedrijfspost uitbesteden aan een externe partner. U kunt daarbij kiezen tussen verschillende vormen van uitbesteding. Zo kunt u bijvoorbeeld opteren voor een ophaling van uw bedrijfspost. Het enige dat u in dit geval hoeft te doen, is uw uitgaande post verzamelen en in speciale postzakken klaarzetten voor ophaling door uw postpartner. U hoeft uw post dus niet meer te sorteren, frankeren en versturen, aangezien uw externe postverwerker dit voor u doet.

Daarnaast kunt u, afhankelijk van de dienstverlening van uw postpartner, ook kiezen voor een complete ontzorging van uw postverwerking. Dit proces verloopt in heel wat gevallen digitaal, waardoor u slechts een minimum aan tijd moet vrijmaken om uw uitgaande bedrijfspost te beheren. U verstuurt alle uitgaande post via een digitaal platform naar uw externe postpartner. Zij zorgen voor het afdrukken, onder omslag steken en frankeren. Tot slot breng uw postpartner alle verwerkte bedrijfspost tot bij de distributeur voor levering.  

Welke voordelen biedt externe postverwerking voor bedrijven?

Nu u weet wat externe postverwerking voor bedrijven juist inhoudt, is het natuurlijk ook interessant te weten welke voordelen het concreet kan bieden voor uw bedrijf. We haalden het eerste voordeel, tijdsbesparing, al even aan, maar willen hier nog even verder op ingaan. We zetten daarom alle voordelen kort voor u op een rijtje:

• Efficiënter inzetten van tijd en personeel

Externe postverwerking geeft u de mogelijkheid om de kostbare tijd van uw personeel efficiënter in te plannen. Ze hoeven zich niet meer bezig te houden met de verschillende postverwerkingsprocedures, maar kunnen zich volledig toeleggen op het uitvoeren van hun eigen taken. Dit heeft zeker een impact op de productiviteit van uw bedrijf en kan gezien worden als een onrechtstreekse investering in de groei van uw onderneming.

• Besparen op uitgaven

Naast tijdsbesparing heeft externe postverwerking voor bedrijven ook een stevige impact op de bedrijfsuitgaven. Postverwerking in eigen beheer uitvoeren betekent immers een grote kost. Zo moet u het nodige materiaal aanschaffen, waaronder een frankeermachine, enveloppen en inkt. En u moet ook instaan voor het onderhoud van de machines en het voorzien van het nodige frankeerkrediet. Daarnaast frankeert u uw uitgaande bedrijfspost aan standaardtarieven die geen rekening houden met volumekortingen.

Maakt u gebruik van externe postverwerking, dan geniet u wél van betere tarieven en verminderde uitgaven, want uw postpartner die voor zijn rekening. U betaalt enkel de maandelijkse factuur voor uw postverzending met gunstige frankeer- en verzendingskosten. 

• Professionele ondersteuning van uw bedrijfspost 

Een laatste belangrijk voordeel van externe postverwerking voor bedrijven is de mogelijkheid tot professionele ondersteuning bij uw postverwerking. Heeft u specifieke wensen inzake uitgaande bedrijfspost of bent u op zoek naar creatieve oplossingen voor uw postverwerking? Dan kan een externe postpartner de perfecte oplossing zijn. Deze beschikt immers over de nodige expertise en gaat steeds samen met u op zoek naar de meest efficiënte postverwerking voor uw bedrijf. 

Wens je meer te weten over de verschillende mogelijkheden van externe postverwerking voor uw bedrijf? Neem dan snel contact op met ons! Onze consultants adviseren u graag met de meest geschikte oplossing voor uw uitgaande bedrijfspost.

Met uitzondering van enkele kleine organisaties doen bedrijven tegenwoordig nog maar weinig aan manuele postverzending in een postkamer. Steeds vaker maken bedrijven gebruik van frankeermachines.

Deze toestellen kunnen tenslotte een groot volume brievenpost aan een snel tempo verwerken en frankeren. Maar er is ook een keerzijde aan de medaille, want frankeermachines hebben enkele niet te onderschatten nadelen. We zetten ze graag voor u op een rijtje, zo beschikt u over alle informatie om de beste keuze te maken voor uw postverwerking.

Stevig kostenplaatje

Een frankeermachine mag dan wel handig zijn om sneller bedrijfspost te verwerken, het kost ook veel geld. U staat immers niet alleen zelf in voor de aankoop of leasing van een dergelijk toestel, u moet ook het onderhoud, de inkt en ander materiaal bekostigen. Daarnaast wordt de betaling voor het frankeergeld uitgevoerd via een voorfinanciering, die telkens bijgevuld moet worden wanneer uw krediet op is.

Verlies van kostbare tijd

Een ander belangrijk nadeel van frankeermachines is dat ze niet volledig geautomatiseerd werken. Dit betekent dat u nog steeds personeel moet voorzien om de machine te bedienen en de post erdoor te halen. Dat heeft als gevolg dat de werknemer in kwestie heel wat kostbare tijd verliest. Tijd die efficiënter besteed kon worden aan taken die beter aansluiten bij uw core business.

Kans op fouten

Bij het bedienen van de frankeermachine kunnen er nog zaken verkeerd lopen. Zo kan het gebeuren dat een medewerker een heleboel brieven moet frankeren aan een bepaald tarief en achteraf vergeet om de machine correct af te sluiten. Dit betekent dat de volgende werknemer die brieven frankeert  dat misschien aan de verkeerde tarieven doet.  

Geen volumekorting

Een gebrek aan flexibele  tarieven en volumekortingen is eveneens een groot minpunt aan het gebruik van een frankeermachine. Het maakt niet uit hoeveel post je dagelijks verwerkt en frankeert, er worden steeds dezelfde standaard tarieven aangerekend. U haalt er met andere woorden dus geen enkel financieel voordeel uit, wat bij een externe postpartner wel het geval is.

Risico op defecten 

Tot slot is er nog het risico op defecten en storingen die gepaard kunnen gaan met het gebruik van een frankeermachine. In geval van een defect aan uw machine, zal u alle postverzending noodgedwongen moeten stopzetten tot de storing is opgelost. Dit impliceert  een verstoorde bedrijfspost, wat grote gevolgen kan hebben indien het gaat om belangrijke officiële documenten, facturen of aanmaningsbrieven.

Neemt u liever geen enkele van deze risico’s, dan kan u steeds kiezen voor het gedeeltelijk of volledig uit handen geven van uw postverwerking. U geniet in dat geval van volumekortingen, specifieke tarieven en u hoeft geen enkele onderhoudskost meer zelf te financieren. Bovendien kunnen uw medewerkers zich volledig toeleggen op de kerntaken van uw bedrijf zonder het verliezen van kostbare tijd. 

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPost kan betekenen voor uw postverwerking? Neem dan snel contact op! We helpen u met veel plezier in het organiseren en optimaliseren van de meest efficiënte postverzending.