"Hoewel we sterk inzetten op digitalisering, ontvangen een aantal klanten nog altijd graag brieven per post. Briefcommunicatie blijft dus zeer belangrijk".
Waarom kiezen jullie voor EasyPost?
“We hadden eerder al een aantal keer contact met jullie gehad, maar we waren er nooit echt dieper op ingegaan. Pas toen we zelf merkten dat de huidige manier van werken met frankeermachines niet langer voldeed aan onze eisen, zijn we in gesprek gegaan met EasyPost en intussen met jullie in zee gegaan.”
”Vrijwel meteen merkten we al een grote win op, zowel financieel als operationeel.”
Catherine Godfroid, Office & Procurement Manager
Hoe werkten jullie voorheen?
“Onze organisatie groeit zowel anorganisch via overnames, als organisch doordat we nieuwe klanten aantrekken. Briefcommunicatie blijft dus zeer belangrijk, want iedere klant start op via een aangetekende brief. Voor de verdere briefwisseling is de keuze dan aan hen: gewone brief per post, aangetekende brief per post of volledig digitaal. Hoewel we sterk inzetten op digitalisering, ontvangen een aantal klanten nog altijd graag brieven per post.”
“Die brieven frankeerden we vroeger zelf. En dat was zeker niet altijd even gebruiksvriendelijk. Frankeertoestel beheren, frankeerkrediet tijdig opgeladen krijgen,... Daarnaast was het omslachtig om met verschillende kostenplaatsen te werken en was er slechts een beperkte rapportering beschikbaar. In de grote kantoren werd onze post vervolgens opgehaald via een collect-and-sendsysteem. In de kleine kantoren moesten we onze brieven nog zelf naar de post brengen.”
Lea Theyssen, Teamcoach Assistant Property Managers
Hoe werkt EasyPost nu voor jullie?
“Ofwel haalt EasyPost dagelijks de post bij elk Syncura-kantoor op, ofwel driemaal per week, naargelang de hoeveelheid te verwerken brieven. En dat mogelijk zelfs buiten de kantooruren, indien het kantoor dat wenst.”
“Elke maand verwerken jullie zo’n 4000 gewone zendingen voor ons, en 1000 aangetekende brieven. Ongeveer 1/4de van al onze verzendingen is dus aangetekend. Je kan je dan ook voorstellen dat het een echte plus is dat we de afgiftebewijzen eenvoudig terugvinden op het klantenportaal, samen met een foto van elke aangetekende brief, als controlemechanisme. Voorheen moesten we wachten tot de afgiftebewijzen terugkwamen van bpost … als ze al terugkwamen.”
“Kortom, de dienstverlening via EasyPost Classic loopt vandaag vlot. Uiteindelijk gaan we met EasyPost aan tafel zitten om de restpost verder te digitaliseren, via EasyPost Connect. Maar tot dan zitten we al veel beter met EasyPost.”
Wie is Syncura? Deze professionele syndicus beheert heel wat mede-eigendommen: residentiële woningen, woningen in de zorg (assistentiewoningen) & KMO-parken. Zowel op contractueel, als op administratief, financieel en technisch vlak. Met 160 medewerkers, vanuit 15 kantoren in Vlaanderen en Brussel, staan ze in voor het beheer van maar liefst 2.200 gebouwen.
Wat zijn dé voordelen?
- Rapportage en administratie: alles staat gecentraliseerd op het klantenplatform van EasyPost
- Flexibiliteit van de postverwerking: EasyPost haalt de post zo vaak op als nodig, ook buiten de kantooruren.
- Tijd en geld bespaard: EasyPost neemt de postverwerking volledig uit handen, tegen voordelige tarieven.
Meer info over de diensten van professionele syndicus Syncura? www.syncura.be
