COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ÉVITER LA FRAUDE À LA FACTURE ?
La fraude à la facture devient de plus en plus courante et, depuis la COVID-19, le nombre de signalements a même presque doublé, d’après le SPF Économie. Les fraudeurs falsifient le numéro de compte sur les factures que vous envoyez, de sorte telle que vos clients transfèrent de l’argent sur un compte erroné.
La plupart des clients sont d’excellents payeurs et réagissent immédiatement lorsqu’ils reçoivent votre facture, mais ils procèdent rarement à une double vérification des coordonnées mentionnées sur leur facture avant de payer. Il existe donc un réel risque que vous ne receviez jamais votre argent, car un autre destinataire en a déjà profité. Vous pouvez ainsi perdre des milliers d’euros, sans oublier les nombreuses tracasseries juridiques.
Comment pouvez-vous éviter cela en tant qu’entreprise ? Voici d’ores et déjà quelques conseils !
UN PROBLEME NUMERIQUE CROISSANT
Ce type de fraude est un phénomène qui existe depuis des années, mais le nombre de signalements au SPF Économie ne cesse d’augmenter. « En 2020, l’Inspection économique a reçu 369 signalements concernant des factures falsifiées, soit une augmentation d’environ 19 % par rapport à 2019 », indique le porte-parole Lien Meurisse. Au total, des escrocs se sont emparés de plus de 4,5 millions d’euros.
Autrefois, la fraude à la facture avait souvent lieu par voie postale, mais les escrocs visent de plus en plus la fraude à la facture électronique. « Le contenu d’un courriel ou d’une pièce jointe est délibérément modifié par des personnes mal intentionnées lorsqu’il transite de l’expéditeur au destinataire. En général, la pièce jointe est piratée et le numéro de compte sur les factures sortantes est modifié.
Il s’agit souvent d’un numéro de compte étranger, mais les faussaires ont tout aussi souvent recours à des « mules » : des Belges (souvent jeunes) qui mettent à disposition leur numéro de compte et détournent l’argent en échange d’une partie du bénéfice. »
COMMENT EVITER LA FRAUDE A LA FACTURE ?
Le contenu de courriels, surtout dans le cadre d’échanges B2B et B2C, reprend des informations qui peuvent être extrêmement dangereuses dans la mesure où elles se retrouvent entre les mains de personnes autres que celles auxquelles elles sont destinées. Cela peut déboucher sur des situations que l’on souhaite éviter à tout prix sur le plan de la vie privée ou de données confidentielles de l’entreprise. Tout comme le courrier physique, l’objectif des courriels consiste à atteindre uniquement les personnes auxquelles le message est adressé.
D’autre part, il est également important que le contenu ne soit pas modifié accidentellement ou délibérément lorsqu’il transite de l’expéditeur au destinataire. En effet, même des changements mineurs (comme un chiffre dans le numéro de compte) peuvent avoir des conséquences majeures et indésirables.
Pour les entreprises, le courrier électronique sécurisé est une exigence absolue pour ces deux raisons.
LES AVANTAGES DU COURRIER ELECTRONIQUE SECURISE
La plus grande différence entre un courriel ordinaire et un courrier électronique sécurisé réside dans le cadre juridique. En fait, l’envoi d’un courriel « ordinaire » n’est pas du tout légal. En effet, ni l’expéditeur ni le destinataire ne peuvent savoir si la pièce jointe a été manipulée par un tiers durant le transfert. Ainsi, en théorie, une facture envoyée par courriel peut être rejetée par le destinataire.
Dans le cas d’un courrier électronique sécurisé, ou d’un e-RDS, la pièce jointe est dotée d’une ‘empreinte numérique’, qui donne à l’expéditeur et au destinataire la certitude absolue que la pièce jointe n’a pas été affectée.
L’envoi par eRDS (Electronic Registered Delivery Service) assure également un meilleur suivi, étant donné que le destinataire doit accepter ou refuser l’envoi. Lorsque le destinataire entreprend une action, par exemple en ouvrant le courriel ou en téléchargeant la pièce jointe, l’expéditeur sait avec certitude que le courriel a été vu.
EASYPOST VA ENCORE PLUS LOIN
Le fait que le courrier électronique sécurisé présente un énorme intérêt pour votre entreprise est incontestable, mais comment faire en sorte qu’il le soit réellement ? Un partenaire tel qu’EasyPost s’efforce de faciliter au maximum la vie de ses clients.
Grâce à une plate-forme conviviale, EasyPost permet aux clients d’inscrire leurs flux de communication dans une certaine logique ou ‘flow’. Un exemple concret : les factures sont envoyées par le biais d’un courriel sécurisé. Si la facture n’est pas payée dans un délai de x jours, un rappel est automatiquement envoyé moyennant un envoi recommandé numérique. Si cet envoi est refusé ou n’est pas ouvert après un certain temps, un second rappel est envoyé par courrier recommandé à la poste. De cette manière, tout le flux de facturation est automatisé. Et ce, de manière sûre, avec la possibilité d’un suivi détaillé.
Vous aimeriez en savoir plus sur les envois sécurisés ou la plate-forme EasyPost ? Dans ce cas, téléchargez notre One Pager ou contactez-nous ci-dessous!
