La facturation par e-mail: efficace ou dépassée?

S’il fut un temps où les factures étaient systématiquement envoyées par la poste, cela se fait aujourd’hui principalement par e-mail. C’est ce qui ressort d’une enquête en ligne réalisée pour le compte de l’ASA : dans le secteur B2B, pas moins de 76,6 % des factures ont été envoyées par voie électronique. Parmi ces factures, 60,3 % ont été envoyées en tant que pièce jointe dans un e-mail, et seulement 16,3 % sous la forme d’un fichier électronique structuré.

Autrement dit : malgré le nombre considérable d’entreprises qui optent pour la facturation électronique, seule une minorité choisit le moyen le plus efficace et le plus sûr de transmettre la facture au destinataire.

Numérisation ou numérisation intelligente ?

De nombreuses organisations estiment être passées au numérique parce qu’elles envoient leurs factures en pièce jointe par e-mail. Certes, elles économisent ainsi du papier, évitent certains coûts, et font donc déjà un pas dans la bonne direction. Mais en termes d’efficacité, on peut faire nettement mieux.

Lorsqu’un e-mail est envoyé, on ne sait pas s’il est bien arrivé à son destinataire et/ou a été ouvert. Ce mode de travail reste donc chronophage et fastidieux, puisque tout doit être suivi manuellement.

Exit les e-mails non sécurisés

Qui plus est, l’envoi de factures sous forme de pièces jointes dans un e-mail comporte de nombreux risques :

• L’e-mail peut être intercepté par des cybercriminels qui modifient le numéro de compte figurant sur la facture, et l’argent est par conséquent versé sur le mauvais compte.
• Les factures peuvent contenir des données personnelles et l’échange de ces données via un canal non sécurisé peut entraîner des fuites de données.
• Les « factures fantômes » : la facture ressemble à celle d’un véritable expéditeur mais provient en réalité d’un fraudeur. On ne voit souvent pas la différence.

Et ce ne sont là que quelques exemples. Avec un courrier électronique sécurisé ou eRDS (Electronic Registered Delivery System), vous ne courez aucun risque. Un courrier électronique sécurisé doit être explicitement accepté par le destinataire, et l’expéditeur est donc sûr que son courrier a bien été reçu. Outre ce suivi supplémentaire, un courrier électronique sécurisé offre également une valeur juridique. La pièce jointe est en effet protégée au moyen d’une empreinte numérique, si bien que l’expéditeur et le destinataire sont sûrs à 100 % que le document n’a pas été manipulé.

Osez évoluer

Vous l’aurez compris, la facturation par e-mail n’est pas nécessairement aussi intelligente et sûre que vous ne le pensiez.

EasyPost s’est donné pour mission de soutenir au mieux ses clients en matière de courrier et de communication d’entreprise et, aujourd’hui, cela passe également par la fourniture de services numériques. C’est pourquoi nous avons développé une plateforme en ligne sur laquelle les clients peuvent combiner les canaux d’expédition hors ligne et en ligne.

Pourquoi utiliser l’eRDS dans un workflow ?

Le courrier électronique sécurisé ou eRDS peut être un canal d’expédition très important dans votre flux de communication. Vous recevez en effet un feed-back important :

• Ai-je envoyé mon e-mail à une adresse e-mail existante ?
• Mon e-mail a-t-il été accepté ou rejeté ?
• La pièce jointe a-t-elle été téléchargée ?

Vous pouvez ensuite utiliser ce feed-back pour initier des actions de suivi dans le cadre d’un workflow personnalisé. Par exemple, si après x jours, l’e-mail n’a pas été traité, vos documents sont envoyés automatiquement via un autre canal. Le courrier électronique sécurisé ou eRDS est idéal comme première étape vers l’automatisation de votre processus de communication.

Et tout cela de manière sécurisée et légale. EasyPost.Connect vous aide ainsi à rendre votre communication plus intelligente, plus sûre, et plus durable.