Voici ce que vous devez savoir avant d’envoyer un courrier recommandé !
L’envoi d’un courrier recommandé peut être compliqué si c’est la première fois que vous y êtes confronté. Quel est le type d’envoi recommandé à privilégier, quel est le prix d’un courrier recommandé et comment suivre votre lettre recommandée ? Nos experts vous diront tout ce que vous devez savoir pour utiliser facilement un envoi recommandé.
Pourquoi utiliser un courrier recommandé ?
Un courrier recommandé est un courrier pour lequel le destinataire doit signer un accusé de réception.
Grâce à cette preuve et au cachet officiel de la poste, le destinataire ne peut invoquer la non-réception ou la réception tardive de l’envoi recommandé. C’est la raison pour laquelle l’utilisation d’un courrier recommandé est conseillée pour les communications importantes, comme :
- La contestation d’une facture
- Des biens de valeur
- La résilation d’un contrat (bail) ou abonnement
- Une mise en demeure officielle
- L’envoi de certificats
- Des litiges juridiques (ou le trajet qui les précède)
- Etc.
Une lettre recommandé n’a pas été reçu ?
Le destinataire n’est pas à la maison ? Le facteur laissera alors un avis de passage dans sa boîte aux lettres. Le destinataire dispose d’un délai de deux semaines pour aller récupérer l’envoi recommandé dans le bureau de poste ou point poste mentionné sur l’avis de passage. Si, dans les deux semaines, personne n’est venu chercher l’envoi recommandé, il est renvoyé à l’expéditeur.
Si, par accident, vous avez présenté un envoi ne comportant pas de code-barres, un double code-barres ou un code-barres erroné ou mal imprimé, il sera impossible de suivre l’envoi. Dans ce cas, bpost vous informera dans les meilleurs délais et vous offrira les choix suivants :
- bpost appose un nouveau code-barres sur les envois, à vos frais ;
- bpost vous renvoie les courries afin que vous puissiez rectifier les codes-barres ;
- vous trouvez une autre solution avec bpost.
Dans chacun de ces cas de figure, la validation de la date de dépôt et le traitement des envois ne peuvent plus être assurés le jour même.
Les entreprises et organismes publics clients d’EasyPost ne doivent rien faire dans un tel cas. Notre service clientèle le gère directement avec bpost.
Différentes sortes de courrier recommandé
Il existe différentes sortes d’envoi recommandé, chacune ayant des caractéristiques propres :
- L’envoi recommandé standard : Dans le cas d’un courrier recommandé standard, une signature du destinataire est incluse, tout comme un code Track & Trace et une assurance standard jusqu’à 39 €. Dans le cas d’un envoi recommandé standard, vous n’êtes cependant pas informé du moment de sa réception par le destinataire. L’envoi a cependant valeur probante dans une procédure judiciaire.
- L’envoi recommandé avec accusé de réception: Dans ce cas, un avis de réception vous est remis. Il vous en coûte 1,35 € de plus.
- L’envoi recommandé avec valeur déclarée: Votre envoi recommandé vaut de l’argent ? Vous pouvez alors l’assurer contre le vol, la perte ou des dommages. Vous devez également payer un supplément pour cette assurance. La valeur à assurer d’un envoi recommandé oscille entre 250 et 7 500 €.
- L’envoi recommandé en ligne: Grâce à notre solution numérique EasyPost Connect, vous pouvez également envoyer un courrier recommandé en ligne. Tout comme un courrier recommandé ordinaire, vous recevez une preuve d’envoi et/ou de réception. Cet envoi recommandé électronique a sur le plan juridique la même valeur que la version papier, mais coûte beaucoup moins cher.
Comment envoyer un courrier recommandé ?
Aucune prescription légale ne régit le contenu d’un envoi recommandé. Nous vous recommandons de dater correctement le courrier et de dûment y noter votre adresse ainsi que celle du destinataire.
Il est ensuite également préférable de noter l’adresse de l’expéditeur sur l’enveloppe. De cette façon, le renvoi du courrier s’en trouvera facilité si nécessaire.
Apposez toujours le code-barres du courrier recommandé à gauche de l’adresse et cochez le bon type:
- RP: Recommandé d’office (réservé aux administrations publiques et envoi standard pour le SPF Finances)
- R: Courrier recommandé
- RP avec AR: Recommandé d’office avec accusé de réception
- R avec AR: Courrier recommandé avec accusé de réception
Pour éviter que le destinataire affirme avoir reçu une enveloppe vide, nous vous recommandons pour terminer d’utiliser une enveloppe à fenêtre pour vos envois recommandés.
Suivre un envoi recommandé
Vous pouvez suivre un envoi recommandé à l’aide du code Track & Trace qui vous sera communiqué.
Coût d’un envoi recommandé
Le coût d’un envoi recommandé dépend du type de courrier, de ses dimensions et de son poids.
Coût envois recommandés nationaux :
Coût envois recommandés en Europe :
Coût envois recommandés reste du monde (en dehors de l’Europe) :
Envoyer facilement un courrier recommandé
En tant qu’entreprise ou instance publique, vous pouvez facilement envoyer vos courriers recommandés via EasyPost. Vous pouvez suivre très facilement le statut de vos courriers recommandés via le portail client EasyPost.
En outre, tous les récépissés de dépôt électroniques de vos envois recommandés restent disponibles pendant 10 ans sur le portail client, ce qui vous évite de nombreuses démarches administratives avec des papiers. Raison de plus pour opter pour la convivialité d’EasyPost.
