Qu’est-ce qu'un courrier recommandé numérique ?
Votre organisation perd-elle aussi beaucoup de temps et d’énergie à l’envoi de courriers recommandés ? Et vous vous demandez s’il n’est pas possible de le faire d’une manière plus facile, plus rapide et plus économique ? Eh bien, oui, lorsque vous envoyez votre lettre sous la forme d’un courrier recommandé numérique. Vous n’êtes pas encore au fait de tout cela ? Poursuivez dans ce cas votre lecture.
Un courrier recommandé classique présente quelques avantages indéniables. Vous recevez ainsi en tant qu’expéditeur une preuve juridique (le récépissé) que vous avez envoyé le courrier et, si vous payez un supplément, également une preuve avec signature et date à laquelle le destinataire a reçu votre courrier recommandé. Indépendamment de cela, un courrier recommandé a bien entendu un fort impact de persuasion sur le destinataire. Toutefois l’envoi d’un courrier recommandé demande du temps, de l’énergie et pas mal de cents de votre entreprise. Que diriez-vous d’envoyer désormais ce courrier recommandé d’abord par voie numérique et aussi de manière physique uniquement si cela est nécessaire ? C’est possible.
En quoi consiste un tel courrier recommandé numérique ?
Brièvement ? Il est identique à un courrier recommandé physique, mais dans ce cas purement électronique. Vous envoyez un courrier à votre destinataire, puis vous recevez un récépissé qui prouve que vous avez envoyé votre courrier à la date correcte. Le destinataire s’identifie via eID ou itsme®, ce qui lui permet de recevoir le message.
Autrement dit, lorsque vous envoyez un courrier recommandé, vous avez moins de démarches administratives et vous bénéficiez de plus de transparence et de flexibilité, d’un prix plus avantageux, etc. Le courrier recommandé numérique est toutefois tout aussi valable juridiquement. Vous avez en effet toujours l’assurance que le destinataire a accusé réception de votre courrier recommandé. Le destinataire doit en effet d’abord s’identifier. Vous pouvez prouver ce processus d’identification et le contenu de votre communication via les rapports de notification et de preuve que vous recevez. Dans ces rapports, vous recevez un aperçu de chaque étape du processus d’envoi : de l’envoi en ligne du courrier recommandé numérique jusqu’à sa réception.
En d’autres mots : un courrier recommandé numérique a la même valeur juridique qu’un courrier recommandé physique. Vous prouvez même plus, à savoir aussi le contenu de votre courrier.
Comment réaliser des courriers recommandés numériques ?
L’envoi d'un tel courrier recommandé numérique avec identification garantie ne peut toutefois se faire que via des partenaires postaux qui reçoivent le certificat QTSP. Cela veut dire en d’autres mots qu’ils sont accrédités en tant que Qualified Trust Service Provider (prestataire de services de confiance qualifié), et donc peuvent fournir un Qualified Electronic Registered Delivery Service. Le QeRDS est un des cinq services de confiance qui ont été introduits par le règlement européen eIDAS. Celui-ci régit les interactions sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les services publics de l’UE.
EasyPost est fière d’être depuis peu un Qualified Trust Service Provider pour QeRDS. En d’autres mots : vous pouvez vous adresser à nous pour l’envoi de courriers recommandés numériques (QeRDS). Extrêmement facile, sécurité, doté d’une grande valeur juridique et jusqu’à un tiers plus économique, via notre plateforme client EasyPost.
Associé par ailleurs à la force combinée des courriers recommandés classiques et numériques. En effet, si la période de disponibilité de votre courrier recommandé a expiré, nous le convertissons automatiquement en un courrier recommandé classique. Pour ce faire, nous imprimons le courrier recommandé numérique, que nous envoyons ensuite physiquement au destinataire. Vous déterminez d’ailleurs la rapidité avec laquelle nous passons à ce deuxième envoi. Si nous devons envoyer également le courrier numérique sur papier le jour de travail suivant, nous réalisons ce que nous appelons un courrier recommandé hybride.
Vous optez dorénavant aussi pour le numérique ?
Voulez-vous aussi envoyer dès maintenant vos courriers recommandés par voie numérique ? Comme le font d’ailleurs de plus en plus d’organisations et d’entreprises belges. Découvrez dans ce cas ci-dessous les détails concernant les courriers recommandés numériques via EasyPost. Vous pouvez aussi prendre directement rendez-vous pour une démonstration et découvrir un monde de différences vous-même.
