HOE KAN IK ALS BEDRIJF FACTUURFRAUDE VERMIJDEN?

Factuurfraude komt steeds vaker voor, en sinds Corona is het aantal meldingen zelfs bijna verdubbeld, meldt de FOD Economie. Fraudeurs vervalsen daarbij het rekeningnummer op de facturen die u verstuurt, waardoor uw klanten geld overschrijven naar de verkeerde rekening.

De meeste klanten zijn uitstekende betalers en schieten onmiddellijk in actie wanneer uw factuur in de bus valt, maar de betaalgegevens op hun factuur dubbelchecken alvorens te betalen doen ze zelden. En dus bestaat de kans dat u nooit uw geld ontvangt, omdat zij het al aan iemand anders hebben gegeven. U verliest op die manier misschien duizenden euro’s en er komt heel wat juridisch gedoe bij kijken.

Hoe kunt u als bedrijf factuurfraude vermijden? We geven u alvast een aantal tips!

GROEIEND DIGITAAL PROBLEEM

Dit soort fraude is een fenomeen dat al jaren bestaat, maar het aantal meldingen bij de FOD Economie blijft stijgen. “In 2020 ontving de Economische Inspectie 369 meldingen over vervalste facturen. Dat is een stijging van ongeveer 19 procent in vergelijking met 2019,” zegt woordvoerder Lien Meurisse. In totaal werd ruim 4,5 miljoen euro buit gemaakt door oplichters.

Vroeger gebeurde factuurfraude vaak via de post, maar oplichters richten zich steeds vaker op elektronische factuurfraude. “De inhoud van een e-mail of bijlage wordt tijdens de transitie van zender naar ontvanger moedwillig gewijzigd door mensen met slechte bedoelingen. Meestal wordt de bijlage gehackt en wordt het rekeningnummer op de uitgaande facturen aangepast.

Het gaat vaak om een buitenlands rekeningnummer, maar even vaak maken de vervalsers gebruik van “geldezels”: (vaak jonge) Belgen die hun rekeningnummer ter beschikking stellen en het geld doorsluizen in ruil voor een deel van de winst.

HOE FACTUURFRAUDE VERMIJDEN?

De inhoud van mailverkeer bevat, zeker bij B2B en B2C, informatie waarbij het erg gevaarlijk kan worden als die bij anderen dan waarvoor de mail bestemd is terechtkomen. Het kan leiden tot zeer ongewenste situaties uit het oogpunt van privacy of bedrijfsvertrouwelijke gegevens. Net als fysieke post heeft mailverkeer het doel om enkel diegene te bereiken aan wie de boodschap is gericht.

Daarnaast is het ook van belang dat de inhoud tijdens de reis van zender naar ontvanger niet per ongeluk of opzettelijk wordt gewijzigd. Zelfs kleine wijzigingen (zoals een getal in het rekeningnummer) kunnen immers grote, ongewenste gevolgen hebben.

Voor bedrijven is beveiligd mailen om deze twee redenen dan ook een absolute vereiste.

DE VOORDELEN VAN BEVEILIGD MAILEN

Het grootste verschil tussen een gewone e-mail en beveiligd mailen is het wettelijk kader. Eigenlijk is het versturen van een ‘gewone’ e-mail helemaal niet wettelijk, aangezien zowel de zender als de ontvanger niet kunnen weten of de bijlage tijdens het verzenden is gemanipuleerd door een derde partij. In theorie kan een factuur die via e-mail wordt gestuurd dus geweigerd worden door de ontvanger.

Bij een beveiligde e-mail, of e-RDS, is de bijlage voorzien van een ‘digitale vingerafdruk’, waardoor zowel de verzender als de ontvanger 100% zekerheid hebben dat de bijlage onaangetast blijft.

Versturen via eRDS ( Electronic Registered Delivery Service) zorgt ook voor een grotere mate van opvolging, aangezien de ontvanger de zending moet accepteren of weigeren. Wanneer de ontvanger actie onderneemt, bv. De e-mail opent of de bijlage downloadt, weet de zender met zekerheid dat de e-mail werd gezien.

EASYPOST GAAT NOG EEN STAPJE VERDER

Dat beveiligd mailen enorm interessant is voor uw bedrijf staat buiten kijf, maar hoe begin je eraan? Een partner zoals EasyPost probeert het zijn klanten zo eenvoudig mogelijk te maken.

Dankzij een overzichtelijk platform stelt EasyPost.Connect klanten in staat om hun communicatiestromen in een bepaalde logica of ‘flow’ te gieten. Een concreet voorbeeld: Facturen worden verstuurd via een beveiligde e-mail. Wordt de factuur niet binnen x aantal dagen betaald, dan wordt er automatisch een herinnering gestuurd via een digitale aangetekende zending. Wordt die zending geweigerd of na een bepaalde periode niet geopend, dan wordt een aangetekende rappel verstuurd op papier. Op die manier wordt de hele facturatieflow geautomatiseerd. En dat op een veilige manier met de mogelijkheid tot verregaande opvolging.

Meer weten over beveiligd mailen of het EasyPost platform? Neem dan snel contact met ons op!