UW FACTUREN VIA E-MAIL VERSTUREN: EFFICIENT OF NIET MEER VAN DEZE TIJD?

Daar waar facturen vroeger steevast per post werden verstuurd, gebeurt dat tegenwoordig vooral per e-mail. Dat blijkt ook uit een online bevraging in opdracht van DAV: In de B2B-sector werd maar liefst 76,6% van de facturen elektronisch verstuurd. 60,3% daarvan werd als bijlage in een e-mail verstuurd en slechts 16,3 % via een gestructureerd elektronisch bestand.

Ondanks het grote aantal bedrijven dat elektronisch factureert, kiest dus slechts een minderheid voor de meest doeltreffende en veilige manier om de factuur tot bij de bestemmeling te brengen.

Digitaliseren of slim digitaliseren?

Heel wat organisaties denken dat ze gedigitaliseerd zijn omdat ze facturen via een bijlage per e-mail versturen. En ja, papier en kosten sparen ze er zeker mee uit en het is zeker al een stap in de goede richting. Het kan echter veel efficiënter.

Wanneer de e-mail werd verzonden, weet men niet of die is toegekomen en/of geopend. Daardoor blijft dit een tijdrovende en arbeidsintensieve werkwijze, omdat alles manueel moet worden opgevolgd.

Maak komaf met onbeveiligde mails

Het versturen van facturen als e-mailbijlage brengt bovendien heel wat risico’s met zich mee:

• De e-mail kan worden onderschept door cybercriminelen die het rekeningnummer op de factuur wijzigen, waardoor het geld wordt overgeschreven naar de verkeerde rekening.
• Facturen kunnen persoonsgegevens bevatten en het uitwisselen van zo’n gegevens via een onbeveiligd kanaal kan voor datalekken zorgen.
• De zogenaamde spookfacturen: de factuur lijkt op die van een echte verzender, maar komt in werkelijkheid van een fraudeur. Vaak zijn ze niet te onderscheiden.

En dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe het mis kan lopen. Met een beveiligde e-mail of eRDS (Electronic Registered Delivery System) loop je geen risico. Een beveiligde e-mail moet expliciet geaccepteerd worden door de ontvanger, waardoor de verzender zeker is dat de e-mail goed ontvangen werd. Naast die extra tracering biedt een beveiligde e-mail ook juridische waarde. De bijlage wordt namelijk beschermd door middel van een digitale vingerafdruk, waardoor zowel verzender als ontvanger 100% zeker zijn dat het document niet werd gemanipuleerd.

Durf mee evolueren

We kunnen dus besluiten dat het versturen van facturen via e-mail niet per se zo slim en veilig is als u dacht.

EasyPost wil haar missie om bedrijven zo goed mogelijk te ontzorgen op vlak van bedrijfspost en -communicatie ook uitbreiden naar digitale diensten. Daarom ontwikkelden we een online platform waar klanten zowel offline als online verzendkanalen kunnen combineren.

Waarom eRDS  in een workflow gebruiken?

Beveiligd mailen of eRDS kan een heel belangrijk verzendkanaal zijn binnen uw communicatie-workflow. U ontvangt namelijk heel wat feedback:

• Stuurde ik naar een bestaand e-mailadres?
• Werd mijn e-mail geaccepteerd of afgewezen?
• Werd de bijlage gedownload?

Vervolgens kunt u die feedback gebruiken om geautomatiseerde opvolgstappen te triggeren binnen een eigen gebouwde workflow. Als er bijvoorbeeld na x aantal dagen niets met de e-mail gebeurd is, worden uw documenten automatisch via een ander kanaal verstuurd. Beveiligd mailen of eRDS leent zich dus perfect als eerste stap van een geautomatiseerd communicatieproces.

Bijkomend voordeel is dat uw documentenstroom op die manier niet enkel wordt gedigitaliseerd, maar ook geautomatiseerd. En dat alles op een veilige, wettelijke manier. EasyPost.Connect helpt u alvast graag om uw communicatie slimmer, veiliger en duurzamer te maken.

Meer weten over beveiligd mailen of het EasyPost platform? Neem dan snel contact met ons op!