Comment envoyer un courrier recommandé numérique via EasyPost Connect ?

Les courriers recommandés numériques offrent en soi de très nombreux avantages à votre organisation : de sérieuses économies de coûts, une plus grande flexibilité, une transparence pendant l’envoi, une validité juridique, etc. Toutefois, cela peut même vous être encore plus simple, si vous envoyez les courriers recommandés numériques via notre portail client EasyPost Connect. Comment procédez-vous exactement ?

Vous êtes convaincu(e) des avantages d’un courrier recommandé numérique (QeRDS) ? Et curieux(se) de savoir comment vous envoyez concrètement un courrier recommandé via EasyPost ? La procédure est extrêmement simple, efficace et sécurisée via notre toute nouvelle plateforme EasyPost Connect. Vous pouvez concrètement suivre deux pistes à cette fin.

Soit vous l’envoyez vous-même

Dans ce cas, vous devez d’abord charger le document à envoyer sur notre plateforme EasyPost Connect, en suivant le flux de travail pour les courriers recommandés numériques. Ensuite, votre destinataire reçoit un lien unique par e-mail qui l'informe que le courrier recommandé numérique est prêt. Comme vous envoyez le courrier recommandé par voie numérique, le destinataire le reçoit presque immédiatement (selon la vitesse de la connexion Internet).

Pour pouvoir télécharger et lire le contenu du courrier, le destinataire doit ensuite s’identifier via eID ou itsme®. En d’autres termes, vous êtes sûr(e) à 100 % que votre courrier est arrivé chez la bonne personne.

Soit vous l’envoyez automatiquement

En effet, cela est aussi possible. En parfaite adéquation avec le flux de travail de votre organisation. Vous choisissez pour ce faire vous-même comment les documents seront livrés : soit manuellement (p. ex. par le biais d’un système de glisser-déposer), soit de manière automatique (p. ex. via le protocole SFTP ou via une API). Ensuite, le système prépare de lui-même vos courriers recommandés pour envoi. Nous obtenons les coordonnées d’envoi de vos documents.

Ces courriers recommandés numériques automatisés permettent à votre organisation de gagner un temps précieux et de réaliser de sérieuses économies.

D’abord par voie numérique, puis sur papier

Vous ne recevez aucune réaction ni accusé de réception de votre courrier recommandé numérique dans le délai fixé ? Dans ce cas, nous convertissons automatiquement le courrier recommandé numérique en un courrier recommandé classique. Pour ce faire, nous imprimons le courrier et l’envoyons de manière physique à votre destinataire. Vous déterminez la rapidité avec laquelle nous passons à cet envoi sur papier. Si nous devons envoyer également le courrier de manière physique le jour de travail suivant l’envoi du courrier numérique, nous réalisons ce que nous appelons un courrier recommandé hybride.

En envoyant d’abord par voie numérique puis de manière physique, vous combinez le faible coût d’un courrier recommandé numérique à l’autorité d’un courrier recommandé classique. Pour une efficacité maximale, à un prix minimal.

Suivez le statut de près

Entre-temps, vous voyez dans notre tableau de bord personnel, par envoi et par destinataire, si votre courrier a été transmis, ouvert ou traité. Vous y voyez toutefois aussi quand démarrera la tâche suivante du flux de travail et de quelle tâche il s’agira.

En outre, vous recevez des rapports de notification et de preuve des courriers recommandés numériques, dans lesquels vous pouvez suivre toutes les étapes : du dépôt jusqu’à l’acceptation. Dans le même temps, vous pouvez consulter et conserver facilement tous les récépissés. Ceux-ci restent disponibles pendant une durée de 10 ans sur EasyPost Connect, afin que vous n’ayez pas les tenir vous-même à jour.

Prêt(e) pour le numérique ?

Vous êtes prêt(e) à envoyer dorénavant vos courriers recommandés par voie numérique ? Plus efficace, plus économique (à 2,18 euros, au lieu de 8,33 euros minimum), plus transparent pendant le processus d’envoi, tout en bénéficiant de la même validité juridique qu’un courrier recommandé physique ?

Chez EasyPost, vous êtes au bon endroit. Nous sommes d’ailleurs aussi certifiés pour ce faire. Nous possédons notamment depuis peu le label QeRDS, après avoir passé un audit externe approfondi. Nous satisfaisons ainsi aux exigences européennes les plus strictes et nous sommes tout à fait prêts à faire découvrir les avantages des courriers recommandés numériques à tout le monde, ce qui inclut votre organisation.

Voulez-vous aussi envoyer dès maintenant vos courriers recommandés par voie numérique ? Comme le font d’ailleurs de plus en plus d’organisations et d’entreprises belges. Découvrez dans ce cas ci-dessous tous les détails concernant les courriers recommandés numériques via EasyPost. Vous pouvez aussi prendre directement rendez-vous pour une démonstration et découvrir la différence vous-même.